Sr. Workplace Coordinator

Наш офис в Нью‑Йорке, рассчитанный примерно на 100 мест, находится в Union Square. Sr. Workplace Coordinator в NYC будет частью глобальной команды Workplace и будет отвечать за все операционные, координационные и административные задачи офиса, создавая красивое, позитивное и продуктивное рабочее пространство.

• Обеспечивать работу офиса в NYC, включая ежедневную работу ресепшн, операции, отношения с поставщиками и сопутствующие услуги, соблюдение требований по охране труда и технике безопасности, а также обслуживание помещения, создавая чистую, ухоженную и позитивную атмосферу для всех.
• Открывать/закрывать офис ежедневно (8:30 – 17:00) и находиться там в часы, когда никого нет, для специальных проектов, обслуживания или переездов.
• Поддерживать работу почты и упаковки, включая прием небольших посылок – сортировать, распределять, поддерживать порядок.
• Управлять запасами и заказывать все офисные и кухонные принадлежности, отслеживая расходы и работая в рамках бюджета офиса. Оказывать удалённую помощь в заказе офисных и кухонных принадлежностей для небольших соседних офисов.
• Поддерживать порядок, чистоту, организацию и ухоженный вид офиса каждый час дня.
• Создавать замечательный опыт и атмосферу рабочего места для сотрудников, посетителей, рекрутов, клиентов и поставщиков.
• Организовывать продуманные и инклюзивные офисные мероприятия и события, сотрудничая с командой Workplace для обеспечения согласованности с другими офисами и глобальной стратегией.
• Организовывать, контролировать и информировать сотрудников о готовности здания и помещения к обеспечению безопасности.
• Выстраивать отношения с внешними сторонами (подрядчиками, поставщиками и т.д.) и с управлением здания, обслуживанием и уборкой, включая контроль качества, ответственность поставщиков и предоставление обратной связи.
• Организовывать внутренние и внешние обеды, встречи, командообразующие мероприятия и выездные сессии, обеспечивая подготовку всех логистических деталей.
• Помогать в координации и быть контактным лицом на месте для проектов дизайна и строительства.
• Оказывать помощь в ответах на запросы по рабочему месту в доброжелательной и своевременной манере.
• Помогать в выполнении разовых проектов, когда позволяет время.
• Вносить вклад за пределами общего описания обязанностей роли.

• 3‑5 лет опыта работы в сфере управления объектами, операциями рабочего места, офисной администрированием или гостеприимством.
• Владение продуктами G‑Suite или способность быстро осваивать новое программное обеспечение.
• Отличные навыки организации, планирования и расстановки приоритетов.
• Исключительно сильное чувство ответственности и проактивный подход с операционным мышлением.
• Умение работать автономно, совмещать несколько задач в условиях жёстких сроков, быстро переключаться и придерживаться принципа «нет задачи слишком мелкой».
• Готовность включаться там, где это необходимо, брать на себя проекты и выполнять задачи, даже если они неожиданно попадают в ваш список.
• Отличные письменные, невербальные и устные коммуникативные навыки; способность эффективно работать с разными типами личностей и восприимчивость к обратной связи… при этом сохранять высокий уровень профессионализма и конфиденциальности.
• Искренняя страсть к поддержке других и заразительно позитивное отношение.
• Способность предвидеть потребности других и действовать с терпением, добротой и твёрдостью.
• Внимание к деталям во всех аспектах: процессах, проектах, пространстве и мероприятиях.
• Умение сохранять профессиональное и доброжелательное лицо даже когда вещи идут не по плану; склонность быстро и тихо решать проблемы.
• Твёрдое чувство самосознания и желание получать обратную связь для адаптации и роста