Sr. Workplace Coordinator

Наш офис в Сан-Франциско, рассчитанный примерно на 200+ рабочих мест, находится в районе SOMA. Sr. Workplace Coordinator в Сан-Франциско станет частью глобальной команды Workplace и будет отвечать за все операционные, координационные и административные задачи офиса, создавая красивое, позитивное и продуктивное рабочее пространство.

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса в Сан-Франциско совместно с Workplace Coordinator: ежедневная работа ресепшена, операционная деятельность, взаимодействие с поставщиками и услугами, соблюдение требований по охране здоровья и безопасности сотрудников, обслуживание помещений
• Создавать отличный опыт пребывания в офисе для сотрудников, посетителей, кандидатов, клиентов и поставщиков, поддерживая в офисе порядок, чистоту, организованность и опрятный вид в течение всего дня
• Ежедневно открывать и закрывать офис (8:30am - 5:00pm) и находиться в офисе, когда там больше никого нет, для специальных проектов, технического обслуживания или переездов
• Управлять доступом в офис в Сан-Франциско и приемом посетителей, включая выдачу и деактивацию пропусков, регистрацию гостей и списки для охраны здания, совместно с Physical Security и IT
• Управлять почтой и доставками для команды, от небольших посылок до крупных и грузовых отправлений: сортировать, распределять и поддерживать порядок
• Управлять запасами и заказывать все офисные и кухонные принадлежности, отслеживая расходы и укладываясь в бюджет офиса, а также удаленно помогать с заказом принадлежностей для небольших соседних офисов
• Выстраивать отношения с управляющей компанией здания, персоналом по обслуживанию и уборке, а также с внешними сторонами, такими как подрядчики и поставщики, включая контроль качества, ответственность поставщиков и передачу обратной связи
• Управлять документами и логистикой поставщиков и подрядчиков, включая страховые сертификаты, доступ подрядчиков и бронирование грузовых лифтов
• Помогать координировать проекты по дизайну и строительству и выступать контактным лицом на месте
• Отвечать за очередь заявок Workplace по офисам в Сан-Франциско и Palo Alto: сортировать, решать и направлять запросы доброжелательно и своевременно, информируя заявителей до закрытия заявки
• Отвечать за коммуникации и документацию офиса в Сан-Франциско, включая путеводитель или wiki по офису, объявления в Slack для сотрудников и руководителей и уведомления по зданию
• Организовывать, отслеживать и доводить до сотрудников информацию о готовности помещений и здания к вопросам безопасности
• Организовывать продуманные и инклюзивные офисные мероприятия и события, работая с командой Workplace, чтобы соблюдать единообразие с другими офисами и глобальную стратегию
• Посещать офис в Palo Alto по мере необходимости для поддержки работы на месте, снабжения и запросов сотрудников
• Помогать с разовыми проектами, когда позволяет время, и вносить вклад сверх этого общего описания роли

• 5-7 лет опыта работы в сферах эксплуатации объектов, операционной деятельности рабочих пространств, офисного администрирования или гостеприимства
• Уверенное владение продуктами G-Suite или умение быстро осваивать программное обеспечение
• Отличные навыки организации, планирования и расстановки приоритетов
• Исключительно сильное чувство ответственности за результат и настрой «все получится», операционное мышление
• Комфортно работать самостоятельно, жонглировать несколькими задачами в сжатые сроки, мгновенно переключаться и придерживаться принципа «нет слишком мелких задач»
• Готовность включаться там, где это нужно, брать на себя проекты и вычеркивать пункты из списков, даже если задача неожиданно оказалась на вас
• Отличные навыки письменной, невербальной и устной коммуникации; умение хорошо работать с разными типами личности и восприимчивость к обратной связи... и все это при высоком уровне профессионализма и конфиденциальности
• Искренняя увлеченность поддержкой других и заразительно позитивный настрой
• Умение предугадывать потребности других и действовать терпеливо, доброжелательно и твердо
• Внимание к деталям во всем: от процессов до проектов, от пространства до мероприятий
• Умение сохранять профессиональный и доброжелательный настрой, даже когда все идет не так, как планировалось или хотелось; склонность быстро и незаметно решать проблемы
• Развитая самоосознанность и стремление получать обратную связь, чтобы адаптироваться и расти