Workplace Operations Specialist

Мы ищем Workplace Operations Specialist, который будет руководить ежедневными операциями рабочего места в нашем офисе в Сан‑Франциско и поддерживать офис в Пало‑Алто посредством регулярного присутствия на месте. Эта роль поможет создать приветливый, продуктивный, безопасный и вовлекающий офисный опыт для сотрудников, кандидатов, клиентов и посетителей. Вы будете тесно сотрудничать с отделами People, Finance, IT, Security, Legal, Events, Recruiting и локальными заинтересованными сторонами офиса, чтобы обеспечить поддержку наших программ и сервисов рабочего места, способствующих взаимодействию сотрудников, операционному совершенству и более широкой стратегии привлечения талантов компании. Наша команда Workplace отвечает за создание офисных пространств, которые ощущаются человеческими, заряжающими энергией, инклюзивными и продуманно спроектированными. Мы устанавливаем высокие стандарты того, как люди воспринимают работу каждый день, и помогаем обеспечить, чтобы сотрудники чувствовали поддержку, связь и мотивацию на протяжении всей карьеры.

• Поддерживать разработку и реализацию программ рабочего места, соответствующих ценностям компании, потребностям сотрудников и бизнес‑приоритетам.
• Сотрудничать с командами Events и People для создания офисных мероприятий, способствующих взаимодействию, совместной работе и продуктивности.
• Помогать в проектировании последовательного и вовлекающего офисного опыта для локальных сотрудников, приезжающих сотрудников, кандидатов, клиентов и гостей.
• Выявлять возможности для улучшения сервисов рабочего места, использования офисных площадей, опыта сотрудников и операционной эффективности.
• Продвигать культуру инклюзии, гостеприимства, сотрудничества и продуктивности во всех назначенных офисных локациях.
• Управлять ежедневными операциями рабочего места в офисе Сан‑Франциско и поддерживать офис в Пало‑Алто посредством еженедельных визитов и дополнительных поездок по мере необходимости.
• Контролировать основные сервисы рабочего места, включая питание и напитки, закуски, уборку, техническое обслуживание, ресепшн, обслуживание гостей, офисные принадлежности и готовность площадки.
• Сотрудничать с руководителями локальных офисов и поставщиками для поддержания единых стандартов качества, сервиса и технического обслуживания во всех назначенных офисах.
• Координировать профилактическое обслуживание, планирование пространства, ремонт офисов и проекты по улучшению рабочего места.
• Помогать внедрять стандартизированные программы, политики и практики рабочего места в сотрудничестве с внутренними партнёрами и локальными заинтересованными сторонами офиса.
• Управлять бюджетами рабочего места, проверкой счетов, утверждением закупок и отслеживанием расходов совместно с отделом Finance.
• Подготавливать и поддерживать предложения по инициативам рабочего места, включая объём, бюджет, график, бизнес‑обоснование и ожидаемый эффект.
• Оценивать работу поставщиков, вести переговоры об улучшении сервисов и выявлять возможности экономии, связанные с объектами, услугами и программами рабочего места.
• Обеспечивать точное распределение расходов рабочего места и их соответствие целям организации.
• Сотрудничать с внутренними командами для поддержки программ здоровья, безопасности и готовности к чрезвычайным ситуациям в рабочем месте.
• Координировать планирование реагирования на чрезвычайные ситуации, учения, коммуникацию с сотрудниками и материалы готовности, специфичные для офиса.
• Помогать обеспечивать сотрудников доступом к актуальной информации о безопасности, процедурам в чрезвычайных ситуациях и ресурсам рабочего места.
• Поддерживать соответствие применимым политикам компании и локальным требованиям к рабочему месту.
• Строить и поддерживать прочные отношения с внутренними партнёрами из отделов People, Finance, IT, Security, Legal, Events, Recruiting и бизнес‑команд.
• Чётко информировать сотрудников и руководителей об обновлениях рабочего места, операционных изменениях и ожиданиях от офиса.
• Собирать обратную связь от сотрудников и использовать её для улучшения программ, сервисов и офисного опыта рабочего места.
• Оказывать влияние на заинтересованные стороны и поддерживать успешный запуск инициатив рабочего места во всех назначенных локациях.

• 7+ лет опыта в операциях рабочего места, управлении объектами, гостеприимстве, офисном управлении или смежной операционной роли.
• Опыт управления операциями рабочего места в организациях с несколькими локациями или быстрым ростом.
• Глубокие знания офисных сервисов, управления поставщиками, технического обслуживания объектов, программ питания и напитков, опыта сотрудников и практик безопасности рабочего места.
• Доказанная способность управлять бюджетами, проверять счета, отслеживать расходы и выявлять возможности экономии.
• Отличные навыки управления проектами, с опытом реализации инициатив рабочего места в срок и в рамках бюджета.
• Сильные навыки управления заинтересованными сторонами и способность влиять на кросс‑функциональных партнёров.
• Способность работать самостоятельно в динамичной, офисной среде с меняющимися приоритетами.
• Опыт руководства улучшениями рабочего места, повышающими опыт сотрудников при балансировании стоимости, качества и операционных потребностей.
• Степень бакалавра в области Business Administration, Facilities Management, Operations Management или эквивалентный практический опыт предпочтителен.
• Необходимо проживать в пределах разумного времени поездки до офиса в Сан‑Франциско и быть готовым работать в офисе. Требуется еженедельные поездки в офис Пало‑Алто, а также дополнительный выезд по мере необходимости.