Administrative Services Manager

Nebius ищет опытного Administrative Services Manager для контроля ежедневных бизнес‑ и офисных операций нашего дата‑центра в Оклахоме.

Эта роль будет служить операционной опорой площадки, обеспечивая плавную работу административных сервисов, офисных операций, управления поставщиками, закупок, координации физического доступа и функций поддержки сайта, позволяя нашим инженерным и логистическим командам сосредоточиться на построении и эксплуатации инфраструктуры AI мирового класса.

Вы будете тесно сотрудничать с руководством дата‑центра, отделами Logistics, Procurement, Security, IT, Workplace Services, управлением здания и внешними поставщиками для создания масштабируемых операционных процессов и поддержки дальнейшего роста объекта.

Это высокоавтономная, практическая роль для человека, который любит выстраивать структуру в быстро меняющейся, быстро масштабирующейся среде. Хотя вы будете поддерживать критически важный дата‑центр, данная позиция сосредоточена на бизнес‑операциях и офисных сервисах, а не на управлении технической инфраструктурой.

Роль находится на площадке в Оклахоме, с понедельника по пятницу.

• Выступать в качестве главного руководителя административных и офисных операций для Oklahoma Data Center.
• Управлять ежедневными операциями площадки и обеспечивать порядок, наличие запасов, работоспособность и готовность поддерживать сотрудников и посетителей.
• Служить основным связующим звеном с управлением здания по запросам по объекту, совместным сервисам, планированию пространства и операционным вопросам.
• Координировать планировку офисов, распределение рабочих мест, конференц‑залы, общие зоны, мебель, оборудование, зоны отдыха и офисные удобства.
• Поддерживать расширения офисов, ремонтные работы, улучшения рабочих мест и проекты, связанные с объектом.
• Управлять закупкой офисных принадлежностей, офисного оборудования, СИЗ и других не‑технических материалов.
• Устанавливать и поддерживать отношения с поставщиками, подрядчиками и сторонними сервисными провайдерами.
• Координировать доставку, курьерские услуги, кейтеринг, уборку, утилизацию отходов, обслуживание и другие офисные сервисы.
• Обрабатывать запросы на покупку, заказы, счета‑фактуры, расходы и документацию поставщиков в соответствии с политиками закупок.
• Мониторить эффективность поставщиков, качество услуг, контракты и поставки.
• Координировать доступ сотрудников, подрядчиков и посетителей, включая бейджи, ввод в должность и администрирование физического доступа.
• Сотрудничать с Security и управлением здания по процедурам для посетителей, доступу в нерабочее время, доставкам, подготовке к чрезвычайным ситуациям и инициативам по безопасности.
• Разрабатывать, документировать и постоянно улучшать SOP, офисные политики и административные процессы.
• Координировать логистику ввода и вывода сотрудников совместно с HR и IT, включая настройку рабочих мест, запросы оборудования, приветственные материалы и ресурсы для сотрудников.
• Поддерживать визиты руководства, встречи с клиентами, аудиты, обучающие мероприятия и инициативы компании через планирование и логистическое исполнение.
• Сотрудничать с Logistics по входящим поставкам, требованиям к хранению и операционной поддержке.
• Отслеживать операционные расходы, эффективность поставщиков, метрики офисных процессов и административную отчетность.
• Выявлять возможности для улучшения опыта сотрудников, операционной эффективности и административных процессов по мере масштабирования организации.
• Сбалансировать несколько конкурирующих приоритетов и быстро реагировать на срочные операционные запросы.

• 5+ лет опыта в управлении офисом, офисных операциях, административных сервисах, координации объектов, операциях площадки или бизнес‑операциях.
• Опыт поддержки быстро меняющихся операций в сфере технологий, логистики, производства, дата‑центров, промышленных сред или других критически важных организаций.
• Опыт управления поставщиками, подрядчиками, закупочными действиями и сторонними сервисными провайдерами.
• Опыт координации расширения офисов, улучшений рабочих мест, ремонтов или проектов, связанных с объектом.
• Опыт управления бюджетами, заказами, счетами‑фактурами, отслеживанием расходов и операционной отчетностью.
• Доказанная способность разрабатывать SOP, документацию, политики и масштабируемые операционные процессы с минимальным руководством.
• Сильные навыки координации проектов, организации и многозадачности.
• Отличные навыки обслуживания клиентов, коммуникации и построения отношений.
• Профессиональная презентация и опыт взаимодействия с руководителями, клиентами, поставщиками, сотрудниками и кросс‑функциональными заинтересованными сторонами.
• Продвинутый уровень владения Microsoft Office, особенно Excel, Word, Outlook и PowerPoint.
• Доказанная способность работать самостоятельно, расставлять приоритеты при конкурирующих требованиях и сохранять высокий уровень ответственности и подотчетности.
• Возможность работать на площадке с понедельника по пятницу и время от времени поддерживать бизнес‑потребности вне стандартных рабочих часов.
• Сильные письменные и устные навыки общения на английском языке.

• Опыт поддержки дата‑центров, облачной инфраструктуры, критически важных объектов, промышленности или других критически важных операций.
• Опыт работы в стартапе, быстрорастущей или быстро масштабирующейся организации.
• Знакомство с Microsoft Teams, Slack, Jira, Confluence или платформами управления офисом.
• Опыт работы с физической безопасностью, системами управления посетителями, программами безопасности на рабочем месте или процессами контроля доступа.
• Опыт организации мероприятий, поддержки руководства или корпоративного гостеприимства.
• Знание систем закупок, ERP‑платформ или программного обеспечения для управления объектами.
• Опыт поддержки инициатив по соблюдению нормативов или операционных аудитов.
• Опыт создания офисных операций или административных процессов для нового или быстро расширяющегося сайта.

• Медицинская страховка: 100 % покрытие медицинских, стоматологических и офтальмологических расходов компанией для сотрудников и их семей.
• План 401(k): До 4 % матчинга компанией с мгновенным вестингом.
• Декретный отпуск: 20 недель оплачиваемого отпуска для основных опекунов, 12 недель для второстепенных опекунов.
• Возмещение расходов на удалённую работу: До $85/мес за мобильную связь и интернет.
• Страхование от инвалидности и жизни: Компания покрывает краткосрочное, долгосрочное и страхование жизни.

Прозрачность оплаты Мы предлагаем конкурентоспособные компенсации и пакеты льгот. Конкретный размер компенсации будет определён на основе факторов, связанных с работой, включая опыт, навыки, квалификацию, уровень, на котором нанимается кандидат, и географическое расположение, в соответствии с применимым законодательством.

Диапазон базовой компенсации $112,700—$120,000 USD

Льготы и привилегии:

• Конкурентоспособная компенсация
• Возможности карьерного роста и обучения
• Гибкость и автономия
• Сотрудничественная и инновационная культура
• Возможность работать над значимыми AI‑проектами
• Международная среда и талантливые команды

Заявление о равных возможностях: Nebius является работодателем, предоставляющим равные возможности. Мы привержены созданию инклюзивного и разнообразного рабочего места и предоставлению равных возможностей трудоустройства во всех аспектах занятости. Мы не дискриминируем по признаку расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность), национального происхождения, возраста, инвалидности, генетической информации, семейного положения, статуса ветерана, сексуальной ориентации, гендерной идентичности или выражения, или любого другого признака, защищённого применимым законодательством.

Кандидаты должны иметь разрешение на работу в стране, в которой они подают заявку, и будут обязаны предоставить подтверждение права на трудоустройство в качестве условия найма.

Если вам нужны условия для участия в процессе подачи заявки, пожалуйста, дайте нам знать.