Senior Executive Assistant

В роли Senior Executive Assistant в организации Chief Revenue Officer (CRO) компании GitLab вы будете поддерживать VP, Global Solution Architects и VP, High Velocity Sales & Sales Development. Вы поможете обоим руководителям сохранять фокус на создании ценности для клиентов: будете управлять меняющимися приоритетами, предвидеть логистические потребности и следить за выполнением обязательств. В течение первого года вы выстроите доверительные отношения и наладите надёжные процессы планирования расписания, подготовки к встречам, организации поездок, мероприятий, координации подбора персонала и расходов. Это партнёрство, которое выходит за рамки управления календарём: вы будете участвовать в обсуждениях команды, определять следующие шаги и держать обоих руководителей в курсе по мере продвижения работы.

• Вести сложные календари с высокой нагрузкой в нескольких часовых поясах для обоих VP, адаптируясь к изменениям и консультируя по вопросам расстановки приоритетов, делегирования и управления временем.

• Готовить регулярные встречи руководства и all-hands, координировать повестки и материалы для презентаций, подтверждать участие и принимать участие в командных звонках, чтобы выявлять задачи и доводить их выполнение до конца.

• Координировать внутренние и международные поездки, включая авиаперелёты, наземный транспорт, проживание, вопросы безопасности и документацию; предвидеть сбои и организовывать альтернативные варианты при изменении планов.

• Планировать и проводить выездные встречи, тимбилдинг и kickoff компании, взаимодействуя с партнёрами по организации мероприятий и доводя до завершения подтверждение бронирований, депозитов и логистики.

• Взаимодействовать с командами по подбору персонала и найму по вопросам собеседований, коммуникации с кандидатами и логистики адаптации.

• Готовить точные ежемесячные отчёты о расходах для обоих руководителей, включая сбор чеков и сверку.

• Использовать инструменты искусственного интеллекта (AI) для упрощения исследований, подготовки черновиков и регулярной административной работы, проверяя результаты на точность, соответствие контексту и полезность, а не полагаясь только на автоматические сводки.

• Временно подменять других партнёров по поддержке руководителей, а также руководить специальными проектами и разовыми запросами в организации CRO.

• Опыт одновременной поддержки нескольких руководителей высшего звена или руководителей уровня VP в технологической компании, а также умение изучать их рабочие стили и бизнес-приоритеты.

• Ориентация на действие и ответственность: понимать, что необходимо сделать, действовать самостоятельно в рамках согласованных приоритетов, сообщать о ходе и завершении работы без повторных напоминаний.

• Опыт управления сложными календарями в разных часовых поясах, умение принимать взвешенные решения при конкурирующих запросах и проверять детали расписания и участников.

• Умение координировать внутренние и международные поездки и командные мероприятия, предвидеть зависимости, реагировать на сбои и подтверждать договорённости, а не останавливаться на запросе.

• Уверенное владение такими инструментами, как Google Workspace, Slack, Zoom, Navan, Claude и GitLab, а также опыт работы с отчётами о расходах, координацией подбора персонала и логистикой адаптации.

• Чёткая, доброжелательная коммуникация между функциями и уровнями, здравое суждение при работе с конфиденциальной информацией и умение выстраивать доверительные рабочие отношения.

• Практический опыт использования инструментов AI для улучшения административной работы, умение проверять результаты, фиксировать контекст и сохранять ответственность за итог.

• Организованный, надёжный подход к балансировке приоритетов между двумя руководителями и их командами. Мы приветствуем переносимые навыки из разного опыта поддержки руководителей; предыдущий опыт в go-to-market не обязателен.

• Льготы для поддержки вашего здоровья, финансов и благополучия

• Гибкий оплачиваемый отпуск

• Team Member Resource Groups

• Участие в капитале и Employee Stock Purchase Plan

• Фонд роста и развития

• Отпуск по уходу за ребёнком

• Поддержка домашнего офиса