Office Administrator

Ресепшен и посетители

• Встречать посетителей, предлагать напитки и закуски и следить за тем, чтобы они регистрировались в нашей системе учёта посетителей
• Отвечать на входящие звонки и переадресовывать их

Почта и документы

• Вскрывать, ставить дату, сканировать и передавать входящую почту из США в Accounting, Legal, HR, Immigration и Payroll
• Обрабатывать входящие чеки и отправлять оригиналы в наш банк
• Организовывать подписание руководителями документов от наших HR-команд во Франции и Польше, а затем возвращать оригиналы курьерской доставкой

Офис и помещения

• Поддерживать чистоту и запас необходимого в переговорных комнатах и на кухне в течение дня
• Заказывать канцелярские товары, закуски, напитки и кофе у наших постоянных поставщиков
• Быть основным контактным лицом для управляющей компании здания по вопросам обслуживания, электронных ключей, бронирования помещений, а также проблем с HVAC, электрикой или сантехникой
• Передавать вопросы безопасности службе безопасности здания

Поддержка сотрудников

• Организовывать рабочее место, табличку и электронный ключ для новых сотрудников в Campbell, взаимодействуя с IT и управляющей компанией здания
• Отправлять ноутбуки сотрудникам и координировать их возврат при увольнении
• Добавлять и удалять сотрудников в нашем корпоративном аккаунте Uber
• Организовывать ежемесячный командный обед, включая напоминания и добавление новых сотрудников
• Планировать приём нотариуса в офисе с учётом доступности руководителей

Поддержка руководителей и финансов

• Помогать Executive Admin заказывать еду для встреч, а также заниматься подготовкой и уборкой
• Ежемесячно направлять отчёты по операциям Uber в Accounting и Payroll
• Ежемесячно сверять данные по вашей корпоративной кредитной карте в Concur

• От 1 года опыта на позиции офис-администратора, на ресепшене или стойке регистрации
• Сильные организационные навыки и внимание к деталям. Вы можете вести одновременно множество мелких задач
• Чёткое и доброжелательное общение лично, по телефону и по электронной почте
• Уверенное владение Google Workspace или Microsoft Office и умение быстро осваивать новые инструменты
• Вы берёте ответственность на себя. Если что-то в офисе не в порядке, вы исправляете это сами или находите того, кто может
• Возможность работать в офисе в Campbell, CA, пять дней в неделю

• Опыт работы с Concur, Amazon Business или курьерской доставкой (DHL, FedEx, UPS) будет плюсом

• Работа с признанным лидером в отрасли облачной инфраструктуры.
• Работа с исключительно увлечёнными, талантливыми и яркими коллегами, помогающими клиентам из списков Fortune 500 и Global 2000 внедрять облачные технологии нового поколения.
• Участие в передовых инновациях с открытым исходным кодом.
• Развитие в динамичной среде молодой компании, где ценятся открытость, сотрудничество, готовность к риску и непрерывный рост.
• Конкурентный пакет вознаграждения с хорошим социальным пакетом.
• Мы — лидер в категории Container Management в G2 (№2 после AWS)!