Office Coordinator

Краткое описание позиции

Мы ищем высокоорганизованного и проактивного Office Coordinator для поддержки повседневных операций нашего офиса в Cincinnati. Эта роль является основной точкой контакта для офисного администрирования, координации инфраструктуры, обслуживания посетителей и взаимодействия с поставщиками, обеспечивая профессиональную, эффективную и гостеприимную рабочую среду.

Идеальный кандидат внимателен к деталям, находчив и способен самостоятельно управлять несколькими приоритетами, сотрудничая с сотрудниками, корпоративными отделами и внешними сервисными провайдерами.

Ключевые обязанности

• Координировать ежедневные административные операции офиса в Cincinnati.

• Выступать в качестве основного связующего звена с управлением здания, управляющей компанией и поставщиками офисных услуг.

• Управлять входящей корреспонденцией и распределять её или перенаправлять в соответствующие внутренние команды.

• Координировать доступ в офис, регистрацию посетителей и управление бейджами, обеспечивая положительный опыт гостей.

• Планировать и управлять офисными ресурсами, включая парковочные места и общие помещения.

• Поддерживать запасы офисных принадлежностей, инвентарь зоны отдыха и координировать пополнение с одобренными поставщиками.

• Оказывать помощь по запросам, связанным с инфраструктурой, вопросам обслуживания, ремонту и проектам по улучшению офиса.

• Координировать утилизацию документов, управление архивами и другие офисные сервисные услуги.

• Поддерживать инициативы по безопасности офиса, мероприятия по готовности к чрезвычайным ситуациям и коммуникацию в здании.

• Оказывать помощь в обработке счетов, администрировании аренды и других административных или финансовых задачах по назначению.

• Строить прочные рабочие отношения с внутренними заинтересованными сторонами и внешними бизнес‑партнёрами для обеспечения бесперебойной работы офиса.

• Вести точный учёт административных записей и документации.

• Поддерживать специальные проекты, инициативы компании, встречи и мероприятия по мере необходимости.

• Выполнять другие обязанности и задачи, назначенные для поддержки бизнес‑операций.

Квалификации

• 2+ лет опыта в офисном администрировании, координации офиса, поддержке инфраструктуры или смежной административной роли.

• Отличные организационные навыки с умением расставлять приоритеты среди множества обязанностей.

• Сильные устные и письменные коммуникативные навыки.

• Владение Microsoft Office Suite, включая Outlook, Word, Excel и Teams.

• Способность работать самостоятельно, эффективно сотрудничая с кросс‑функциональными командами.

• Ориентированность на обслуживание клиентов с профессиональным и позитивным подходом.

• Высокая внимательность к деталям и сильные навыки решения проблем.

• Способность сохранять конфиденциальность и принимать обоснованные решения.

Что вы принесёте

• Проактивное, ориентированное на сервис отношение.

• Сильные организационные навыки и умение управлять временем.

• Гибкость в быстро меняющейся, динамичной среде.

• Способность предвидеть потребности и проявлять инициативу.

• Приверженность созданию организованного, эффективного и гостеприимного рабочего места.

Hourly pay range $18 - $25