Administrative Assistant IV

Мы ищем находчивого, проактивного и внимательного к деталям Administrative Assistant для поддержки двух Senior Executives в наших инженерных командах. Отчитываясь перед ведущим Executive Assistant в инженерной команде, вы будете работать в паре со своими руководителями, тесно сотрудничать с командой Leadership Support Team в Affirm и становиться ценным специалистом команды и индивидуальным contributor.

• Оказывать поддержку двум Senior Executives в их административных потребностях
• Управление календарем, включая планирование встреч и устранение конфликтов существующих встреч, часто в разных часовых поясах
• Подготовка встреч (например, создание событий в календаре, составление повесток, создание слайд‑деков и коммуникация с участниками встречи заранее)
• Управление расписанием руководителей, чтобы обеспечить достаточное время для выполнения задач
• Посещение встреч по запросу для управления Zoom, отслеживания действий и последующего взаимодействия с участниками по пунктам действий
• Координация мероприятий, включая операционную поддержку командных мероприятий по построению команды и проведение встреч на площадке/вне площадки
• Построение прочного рабочего партнерства с Administrative Assistant, поддерживающим Consumer Engineer Sr. Executives’ Product counterpart, для проактивной координации приоритетов руководителей, межфункциональных встреч, стратегических инициатив и организационного планирования.
• Сотрудничество с Leadership Support Team для координации потребностей более широкой команды Affirm
• Дополнительные административные функции, такие как подача отчетов о расходах (через Navan), координация поездок (также через Navan), подготовка документов и презентаций (с использованием Google Suite и Microsoft Office), базовое согласование бюджета командных поездок и расходов и разовые специальные проекты
• Проявление любознательности и менталитета роста в отношении новых AI‑технологий, с обязательством постоянно обучаться и применять AI‑инструменты для повышения продуктивности, оптимизации административных процессов и улучшения поддержки руководителей и команд.

• 2-4 года соответствующего административного опыта
• Способность работать самостоятельно, а также в разных командах
• Опыт работы в быстрорастущей компании, с умением ориентироваться и процветать в динамичной среде с высоким темпом
• Практические навыки работы с Google Suite, Microsoft Office, Navan, Zoom
• Сильная трудовая этика, профессионализм, конфиденциальность и хорошее суждение
• Способность решать конфликты, а также давать и принимать обратную связь дипломатично
• Проявление уверенности и здравого смысла, профессиональное оспаривание запросов, когда это уместно, предложение продуманных альтернатив, управление ожиданиями и обеспечение соответствия решений приоритетам руководителей и бизнес‑целям.
• Высокая организованность и находчивость, умение жонглировать несколькими задачами одновременно, с острым вниманием к деталям и доведением дел до конца

• Знание работы с инженерными командами желательно, но не обязательно

• Медицинское покрытие без затрат: Мы покрываем 100 % премий для сотрудников и их иждивенцев.
• Стипендии на расходы: Ежемесячные стипендии поддерживают вашу техническую настройку и позволяют выбирать варианты здоровья и благополучия, которые подходят вам.
• Отпуск для восстановления: Гибкий отпуск и щедрые календари праздников помогают вам отдохнуть, когда это необходимо.
• Владейте частью того, что создаёте: Наша программа покупки акций сотрудниками (ESPP) позволяет покупать акции Affirm со скидкой.
• Принцип remote‑first с встроенной гибкостью: Большинство ролей можно выполнять из почти любой точки страны, где вы работаете. Некоторые позиции могут иногда требовать личного присутствия в офисе Affirm, а несколько ролей привязаны к офису из‑за характера работы. Все новые сотрудники получат приглашение на очный вводный опыт.