Мы ищем энергичного, очень организованного и проактивного Workplace Operations Coordinator в нашу команду в Сингапуре. Эта роль находится в центре культуры нашего офиса и играет важную часть в создании радушной, инклюзивной и командной атмосферы сообщества для наших сотрудников.
Вы будете сочетать ежедневное управление эксплуатацией здания и объектами с творческим управлением сообществом, создавая выдающееся рабочее пространство, ради которого хочется приходить и которое поддерживает нашу гибридную модель работы.
Идеальный кандидат мыслит в духе постоянного совершенствования, обладает хорошей финансовой грамотностью, навыками координации масштабных мероприятий и логистики, а также увлечён операционным совершенством.
Управление сообществом и опыт сотрудников
- Культура сообщества и вовлечённость: создавать радушную атмосферу для наших сотрудников; выстраивать прочные отношения, чтобы проактивно собирать обратную связь, предугадывать потребности команд и обеспечивать выдающийся клиентский сервис.
- Стратегия и проведение мероприятий: планировать, координировать и проводить творческие мероприятия в офисе, социальные активности и инициативы, соответствующие миссии, чтобы способствовать общению и благополучию сотрудников. Оценивать мероприятия по посещаемости, удовлетворённости и влиянию.
- Коммуникации в офисе: информировать сообщество сотрудников об обновлениях в здании, правилах и предстоящих мероприятиях с помощью Slack и согласованных внутренних каналов.
- Онбординг и знакомство с удобствами: уверенно проводить увлекательные Workplace Onboarding Sessions для новых сотрудников каждые 2 недели. Объяснять сотрудникам, как пользоваться удобствами офиса, чтобы повысить продуктивность.
- Еда и напитки: подбирать и организовывать ассортимент кухни, еды и напитков, следя за тем, чтобы качество, подача и разнообразие соответствовали стандартам компании.
Стойка ресепшен, приём посетителей и почтовая комната
- Приём гостей и ресепшен: работать на стойке ресепшен в основное рабочее время, обеспечивая тёплый приём сотрудников и посетителей и отвечая на ежедневные вопросы.
- Почта и логистика: получать, сортировать, сканировать и распределять входящую почту; координировать услуги сторонних курьерских служб для исходящих отправлений.
- Работа службы поддержки: отслеживать и оперативно и эффективно решать обращения сотрудников в службу поддержки по вопросам рабочего места.
Эксплуатация здания и объектов
- Операционное совершенство: регулярно проводить обходы, чтобы проверять качество помещений, заранее предотвращать риски, вести учёт запасов и добиваться бескомпромиссного уровня чистоты и этикета на рабочем месте.
- Арендодатель и управление зданием: напрямую взаимодействовать с управляющей компанией здания по текущим вопросам арендодателя, контролю подрядчиков и контролю доступа.
- Управление поставщиками и финансами: координировать местных поставщиков, обрабатывать счета и отслеживать бюджеты. Выявлять возможности для оптимизации расходов и сокращения числа поставщиков.
- Логистика мероприятий: обеспечивать, чтобы подготовка мероприятий отвечала операционным требованиям, включая логистику площадки и разрешения арендодателя.
Соблюдение требований охраны труда и безопасности
- Соответствие требованиям и безопасность: взаимодействовать с Workplace Safety Team для обеспечения соответствия применимым стандартам безопасности, в частности контролировать оценку рисков, пожарную безопасность, первую помощь и сообщения о несчастных случаях.
Поддержка процессов и проектов
- Постоянное совершенствование: сотрудничать с ближайшими коллегами, чтобы находить способы оптимизации операционных процессов и поддерживать локальные проекты по рабочему пространству.
Базовые требования
- Формат работы: готовность работать из офиса 5 дней в неделю.
- Опыт: 3+ года практического опыта в построении сообщества на рабочем месте, управлении объектами, гостеприимстве или организации мероприятий.
- Языки: свободный английский (письменный и устный).
Обязательные компетенции и гибкие навыки
- Финансовая грамотность и работа с данными: уверенная работа с обработкой счетов, отслеживанием бюджета и организацией данных.
- Коммуникация и презентации: отличные навыки межличностного общения, нетворкинга и публичных выступлений; уверенное проведение презентаций раз в две недели и написание сообщений в Slack.
- Мастерство организации: исключительная многозадачность, умение решать проблемы и навыки координации большого числа переговорных и кейтеринга.
- Творческий подход и ориентация на сообщество: коммуникабельность, эмпатия и командный настрой. Вы привносите свежие идеи и творческий подход — из профессионального опыта или личных увлечений — чтобы улучшать опыт сотрудников, с проактивным настроем на постоянное совершенствование.
Для всех и везде. Мы — люди, которые создают деньги без границ, а также без осуждения и предвзятости. Мы считаем, что команды сильнее всего, когда они разнообразны, справедливы и инклюзивны.
Мы гордимся тем, что у нас по-настоящему международная команда, и ценим наши различия.
Инклюзивные команды помогают нам жить в соответствии с нашими ценностями и следить за тем, чтобы каждый Wiser чувствовал уважение, мог вносить вклад в нашу миссию и развиваться в карьере.