Executive Travel Coordinator

Координатор по поездкам управляет и координирует всю деятельность по поездкам для Офиса CEO. Для этой роли требуются исключительные навыки планирования, организации и управления заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить безупречное выполнение сложных внутренних и международных поездок — включая General Aviation — при поддержке бизнес‑приоритетов и соблюдении высочайших стандартов сервиса и конфиденциальности.

• Полный цикл координации внутренних и международных поездок: авиарейсы, наземный трансфер, отели, транспорт, визы и документы для поездок.

• Прямое взаимодействие с FBO, провайдерами управления авиацией/чартеров и экипажами для координации логистики General Aviation, разрешений и наземного обслуживания.

• Создание и поддержание детализированных, точных маршрутов поездок, включая планы‑контингенты для маршрутов с высоким риском.

• Обработка изменений в поездках, сбоев и запросов в последний момент в реальном времени.

• Проактивный контроль действительности паспортов, виз и документов для поездок, а также инициирование их продления до истечения срока.

• Ведение профиля предпочтений путешественника (места, диетические требования, бренды отелей, программы лояльности) для персонализации каждой поездки.

• Координация с Executive Assistants, Security, Operations и внешними поставщиками услуг по поездкам.

• Поддержка логистики поездок для конференций, встреч и корпоративных мероприятий.

• Обеспечение соответствия политике компании по поездкам и процессам утверждения.

• Сверка расходов на поездки, обработка счетов и поддержка отслеживания бюджета и переговоров о ставках с поставщиками.

• Выполнение роли контактного лица по вопросам duty‑of‑care: отслеживание путешественников в реальном времени и координация с Security по экстренной поддержке во время сбоев или кризисов.

• Строгое соблюдение конфиденциальности маршрутов, местонахождения и паттернов поездок.

• Выявление и инструктаж квалифицированного резервного специалиста для обеспечения непрерывного покрытия во время отсутствия координатора.

• Оказание постоянной поддержки до, во время и после каждой поездки.

• Регулярная доступность вне стандартных рабочих часов — включая вечера и выходные — для реагирования на срочные или запросы в последний момент.

• 3–5 лет опыта координации сложных поездок для руководителей, VIP или UHNW/family‑office, с тщательным вниманием к деталям.

• Доказанная способность работать под давлением в быстро меняющейся среде.

• Сильные навыки организации и планирования.

• Отличные коммуникативные навыки и умение управлять заинтересованными сторонами.

• Профессиональный уровень владения английским языком, письменным и устным.

• Высокая внимательность к деталям и конфиденциальность при работе с закрытой информацией.

• Практические знания международных таможенных, иммиграционных и регуляторных требований General Aviation (разрешения, слоты посадки).

• Владение Microsoft Office и платформами бронирования/учёта расходов (например, Concur, Egencia или аналогичными).

• Опыт координации поездок General Aviation / частной авиации.

• Опыт поддержки UHNW‑индивидуумов, семейных офисов или руководителей уровня C‑suite.

• Владение дополнительными языками.

• Сертификация Global Travel Professional (GTP) или Certificate in Corporate Travel Execution (CCTE).

• Степень бакалавра в области бизнес‑администрирования, управления гостиничным бизнесом или смежной области.

• Конкурентоспособная компенсация

• Возможности карьерного роста и обучения

• Гибкость и возможность владения проектами

• Сотрудничественная и инновационная культура

• Возможность работать над значимыми проектами в области ИИ

• Международная среда и талантливые команды

• Быстрое развитие — смелое мышление — постоянный рост — значимый вклад — доверие и реальное владение — возможность формировать будущее ИИ

• Nebius является работодателем, предоставляющим равные возможности. Мы привержены созданию инклюзивного и разнообразного рабочего места и обеспечению равных возможностей трудоустройства во всех аспектах занятости. Мы не дискриминируем по признаку расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность), национального происхождения, ancestry, возраста, инвалидности, генетической информации, семейного положения, статуса ветерана, сексуальной ориентации, гендерной идентичности или выражения, или любого другого признака, защищённого применимым законодательством.

• Кандидаты должны иметь разрешение на работу в стране, в которой они подают заявку, и будут обязаны предоставить подтверждение права на трудоустройство как условие найма.

• Если вам нужны условия доступа в процессе подачи заявки, пожалуйста, дайте нам знать.