Business Assistant - inVision

Мы ищем Business Assistant для поддержки директора inVision Foundation. В рамках роли вы будете управлять расписанием директора, координировать коммуникацию с сотрудниками, партнёрами и внешними организациями, готовить материалы для встреч и принятия решений, а также отслеживать задачи и сроки, чтобы согласованные действия были выполнены вовремя.

• Управлять календарём директора: планировать встречи, приёмы и деловые мероприятия с учётом приоритетов и сроков.
• Информировать директора о предстоящих событиях, важных задачах и изменениях в расписании.
• Координировать деловые поездки директора, включая заявки на поездки и визы.
• Фиксировать поручения директора, назначать ответственных сотрудников и контролировать сроки.
• Вести трекер задач, напоминать ответственным сотрудникам о сроках и информировать директора о ходе выполнения.
• Готовить регулярные сводные отчёты о выполненных, текущих и ожидающих задачах, требующих внимания или решения директора.
• Координировать коммуникацию между директором, внутренними командами, партнёрами и внешними организациями.
• Организовывать встречи, готовить повестки, фиксировать ключевые решения и контролировать выполнение согласованных действий.
• Вести деловую переписку на русском и английском языках.
• Готовить письма, официальные документы, презентации, таблицы и отчёты.
• Собирать документы на рассмотрение и подпись директора и следить за тем, чтобы они были согласованы и подписаны вовремя.
• Собирать и анализировать информацию от подразделений Foundation для поддержки решений директора.
• Вести деловые записи и документацию и обеспечивать конфиденциальность.
• Помогать улучшать административные процессы и внедрять инструменты, которые повышают эффективность работы директора.

Образование: степень бакалавра или выше; дополнительное обучение в области управления проектами, бизнес-администрирования или управления бизнес-процессами

Опыт: 3+ года в роли Business Assistant, Executive Assistant или в аналогичной роли; практический опыт поддержки высшего руководства; опыт работы в международных компаниях, фондах или некоммерческих организациях

Знания и навыки:

• Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive) и Microsoft Office
• Деловая переписка и подготовка документов, презентаций и отчётов
• Управление расписанием, расстановка приоритетов и контроль сроков
• Организация встреч, ведение протоколов и фиксация решений
• Инструменты цифровой коммуникации и управления задачами
• AI-инструменты (Claude, ChatGPT и аналогичные)
• Работа с таблицами для отчётности и обработки данных

Языки: русский и английский (B2 или выше) Ключевые компетенции

• Организованность и тайм-менеджмент
• Проактивность и самостоятельность: предугадывает потребности директора без постоянного контроля
• Ответственность и соблюдение сроков
• Коммуникабельность и дипломатичность
• Внимание к деталям
• Гибкость и умение работать при меняющихся приоритетах
• Умение работать в условиях стресса и выполнять несколько задач одновременно
• Конфиденциальность и профессиональная этика