Executive Assistant

Мы ищем Executive Assistant Manager, который будет поддерживать руководящую команду Dwelly и выстроит в компании функцию EA с нуля. Это senior-позиция для специалиста с серьёзным карьерным опытом: от 10 лет опыта, желательно приобретённого в быстрорастущем стартапе или в непосредственной поддержке топ-менеджеров. Вы должны уметь с полной надёжностью вести повседневные дела своего руководителя, а также создать команду EA и руководить ею (эта команда, вероятно, будет расти по мере масштабирования Dwelly).

Чем вы будете заниматься

Ваша главная цель — выстроить структуру, которая максимально высвобождает время исполнительной команды, снижая административную и операционную нагрузку как в профессиональной, так и в личной жизни, чтобы у неё оставалось больше времени на продуктивную работу и отдых.

Поддержка руководителей

• Отвечать за календарь, почту и ежедневный рабочий ритм высшего руководства, предугадывая потребности до того, как они возникнут

• Координировать сложное планирование встреч с участием множества сторон в разных часовых поясах

• Готовить брифинговые материалы, повестки и последующие действия для ответственных встреч

• Точно управлять командировками, расходами и другими административными процессами

• Выступать в роли надёжного «привратника», здраво оценивая, что требует внимания руководителя, а что нет

Руководство командой

• Создать с нуля и возглавить команду EA, поддерживающих других членов руководящей команды; ожидается, что со временем эта функция будет расти

• Задать структуру, стандарты и планку качества работы функции EA во всей компании

• Нанимать, адаптировать, обучать и развивать EA по мере роста команды

• Выстраивать процессы и инструменты, позволяющие команде работать последовательно и эффективно

• 10+ лет опыта работы Executive Assistant, желательно в быстрорастущем стартапе или в поддержке топ-менеджеров

• Подтверждённый опыт управления командой EA или руководства ею

• Проактивность и самостоятельность: умение предугадывать потребности, выявлять проблемы до их возникновения, проявлять инициативу и доводить задачи до завершения при минимальных указаниях

• Исключительные организаторские навыки и умение вести несколько приоритетных задач, не теряя внимания к деталям

• Сильное чувство ответственности за результат и подход «can-do», стремление решать проблемы, а не просто передавать их выше

• Высокое внимание к деталям

• Командный игрок, который эффективно работает со всей организацией и при этом самостоятельно управляет своей нагрузкой и зоной ответственности

• Исключительные навыки письменной и устной коммуникации, умение эффективно общаться с самыми разными заинтересованными сторонами

• Уверенное владение современными инструментами для продуктивности и совместной работы, включая календарь, электронную почту, управление проектами и аналогичные платформы

• Высокая порядочность, профессионализм и дискретность, умение обращаться с чувствительной и конфиденциальной информацией

• Искренняя долгосрочная приверженность профессии EA — вы видите глубокое мастерство в поддержке руководителей и построении команд как самостоятельную карьеру, а не ступеньку к другой функции

• Опыт организации мероприятий

Компенсация и бонусы:

• Конкурентная зарплата с возможностью получения опционов на акции в зависимости от результатов, как признание исключительного вклада в успех нашей интеграции.