Executive Assistant III

Мы ищем находчивого, проактивного и внимательного к деталям Executive Assistant, который будет поддерживать одного вице-президента в нашей британской бизнес-организации. На этой позиции вы будете помогать руководителям работать эффективно: управлять календарями, координировать поездки и мероприятия, поддерживать подготовку к встречам и вести надёжную документацию и учёт.

Вы будете тесно сотрудничать с командами в Великобритании и других странах, включая Affirm Leadership Support Team, а также с кросс-функциональными партнёрами по всему бизнесу. Вы будете подчиняться напрямую VP, Country Manager UK.

• Оказывать качественную административную поддержку одному вице-президенту

• Управлять почтовыми ящиками, календарями, планированием и приоритизацией встреч, чтобы помогать руководителям эффективно использовать своё время

• Координировать основные встречи в ежедневном / еженедельном / ежемесячном операционном плане: обеспечивать участие, составлять и рассылать повестки, готовить материалы, создавать презентации / страницы в notion, общаться с участниками и следить за тем, чтобы последующие действия своевременно передавались и отслеживались до завершения.

• Управлять входящей корреспонденцией, включая электронную почту и физическую почту, и координировать своевременное получение и пересылку из управляемого офисного помещения

• Обеспечивать полную подготовку VP ко всем основным встречам, в которых он участвует: добавлять всю необходимую документацию в приглашения в календаре, вовремя отправлять напоминания, блокировать время в календарях для достаточного времени на подготовку и изучение материалов.

• Координировать командные мероприятия, тимбилдинги и встречи в офисе и вне офиса в разных местах, включая поездки по мере необходимости.

• Следить за тем, чтобы ежемесячные офисные дни были спланированы и хорошо посещались, включая бронирование офисного пространства, организацию еды и напитков, обеспечение наличия и исправности AV-оборудования.

• Заблаговременно планировать и координировать все поездки VP, обеспечивая отслеживание, мониторинг и информирование о любых задержках, отменах и изменениях в планах поездок.

• Поддерживать и выполнять подготовку отчётов о расходах и координацию поездок через систему Navan

• Готовить документы и презентации с помощью Google Suite и Microsoft Office, развивать навыки работы с инструментами ИИ

• Оказывать административную поддержку и координацию проектов и программ в Великобритании и регионе EMEA по мере необходимости

• Проактивно искать и развивать эффективные способы работы с использованием инструментов ИИ.

• Тесно сотрудничать с командой поддержки в разных подразделениях компании, подменять коллег при необходимости и обеспечивать, чтобы замена была запланирована на время запланированного отсутствия.

• 8+ лет релевантного опыта поддержки руководителей

• Опыт поддержки руководителей уровня Board в быстро меняющейся, динамичной и кросс-функциональной среде

• Умение работать самостоятельно и при этом эффективно сотрудничать с разными командами, функциями и рынками

• Уверенный и подтверждённый опыт работы в удалённой среде

• Полная осмотрительность и конфиденциальность во всех вопросах

• Отличное суждение, профессионализм, осмотрительность и умение обращаться с конфиденциальной информацией

• Выдающиеся организаторские навыки, внимание к деталям, доведение дел до конца и умение управлять несколькими приоритетами

• Опыт оказания секретарской или административной поддержки заседаний Board и/или подкомитетов

• Опыт работы в регулируемом британском бизнесе или поддержки такого бизнеса

• Практическое знание Google Suite, Microsoft Office, Navan, Notion и Zoom

• Практическое знание рабочих инструментов ИИ — Codex и Claude

• Умение ориентироваться в неопределённости и охотно браться за разовые проекты и запросы

• Сильные коммуникативные навыки, умение дипломатично давать и получать обратную связь

• Готовность к поездкам при необходимости, включая некоторые международные поездки

Base Pay Grade: H

Equity Grade: UK 1

Сотрудники, которые только пришли в Affirm, как правило, начинают с нижней границы диапазона оплаты. Affirm стремится к простой и прозрачной структуре оплаты, основанной на ряде факторов, включая местоположение, опыт и профессиональные навыки, связанные с работой.

Базовая оплата является частью общего пакета вознаграждения, который может включать ежемесячные выплаты на здоровье, благополучие и технику, а также льготы, включая 100% оплачиваемое работодателем медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения для вас и ваших иждивенцев. Кроме того, сотрудники могут иметь право на награды в виде акций от Affirm Holdings, Inc.

Диапазон базовой оплаты в GBR в год: £61,000–£99,000

Местоположение: Remote UK

Remote-first с заложенной гибкостьюAffirm с гордостью является remote-first компанией. Большинство ролей можно выполнять почти из любой точки страны трудоустройства. Некоторые позиции могут иногда требовать работы лично в офисе Affirm, а несколько позиций привязаны к офису из-за характера работы. Все новые сотрудники будут приглашены на onboarding очно.

Льготы, созданные для васНаши льготы отражают нашу приверженность заботе, прозрачности и гибкости. Вот несколько основных:

• Медицинское страхование бесплатно: мы покрываем 100% взносов для сотрудников и их иждивенцев.

• Ежемесячные выплаты на расходы: ежемесячные выплаты поддерживают организацию вашей технической среды и возможность выбрать варианты для здоровья и благополучия, которые подходят именно вам.

• Время отдыха для восстановления сил: гибкий отпуск и щедрые календари праздничных дней помогают отдыхать, когда это нужно.

• Владейте частью того, что создаёте: наш план приобретения акций сотрудниками (ESPP) позволяет покупать акции Affirm со скидкой.

Мы стремимся обеспечить инклюзивный процесс собеседования, включая адаптацию для кандидатов с ограниченными возможностями. Если вам нужна поддержка, мы будем рады помочь.