Office Manager

О роли

По мере роста Dwelly и подготовки к переезду в наш новый пятиэтажный головной офис в Лондоне мы ищем инициативного, практичного Office Manager, который возьмёт на себя ответственность за повседневную работу нашего офиса.

Это возможность сыграть ключевую роль в формировании рабочей среды: обеспечить бесперебойную и эффективную работу офиса и создать условия, в которых наша команда сможет работать наилучшим образом.

Поскольку у нас офис с самостоятельным управлением, вы будете отвечать за поддержание высоких операционных стандартов, координацию обслуживания помещений и работу с поставщиками, а также за проактивный поиск способов улучшить то, как мы работаем.

Мы ищем человека, которому нравится быть ответственным за результат, который любит решать проблемы и гордится созданием организованного, гостеприимного и хорошо налаженного рабочего пространства.

Чем вы будете заниматься

Операционная работа офиса

• Отвечать за ежедневную работу офиса в нашем пятиэтажном головном офисе в Лондоне, следя за тем, чтобы рабочие места, переговорные, кухни и общие зоны постоянно поддерживались на высоком уровне.

• Обеспечивать, чтобы офис был полностью оснащён, организован и работал эффективно, предвидя операционные потребности по мере роста бизнеса.

• Быть первой точкой контакта по вопросам, связанным с офисом, проактивно решать проблемы и внедрять практичные решения.

Обслуживание помещений и техническое обслуживание

• Координировать техническое обслуживание здания, уборку, ремонт, безопасность и требования охраны труда и техники безопасности.

• Выстраивать отношения с внешними подрядчиками и поставщиками услуг, следя за тем, чтобы работы выполнялись эффективно и на высоком уровне.

• Создавать и поддерживать процессы, обеспечивающие безопасную и эффективную работу офиса.

Поставщики и управление бюджетом

• Контролировать заказ и управление офисным оборудованием, канцелярскими товарами, напитками и закусками и другими необходимыми для работы вещами.

• Управлять отношениями с поставщиками, отслеживать офисные расходы и координировать обработку счетов.

• Находить возможности повысить операционную эффективность и обеспечить оптимальное соотношение цены и качества, не ухудшая условия работы в офисе.

Офисная логистика

• Координировать доставки, почту, доступ в здание и приём посетителей.

• Следить за тем, чтобы переговорные и общие пространства были организованы, функциональны и готовы к использованию.

• Поддерживать практическую логистику адаптации сотрудников, внутренних встреч и других офисных мероприятий.

События и рабочая среда

• Организовывать неформальные встречи команды, офисные мероприятия, праздники и внутренние активности, объединяющие людей.

• Создавать гостеприимную и вовлекающую офисную атмосферу, поддерживающую сотрудничество, связи между людьми и командную культуру.

• Предлагать продуманные инициативы, которые улучшают опыт сотрудников и делают офис местом, куда люди действительно любят приходить.

• Собирать обратную связь и постоянно находить возможности улучшить рабочую среду по мере масштабирования Dwelly.

Что мы ищем

• Релевантный опыт: предыдущий опыт работы Office Manager, Office Coordinator или в аналогичной роли в сфере операционного управления рабочим пространством, желательно в динамичном или растущем бизнесе.

• Сильная установка на ответственность за результат: вам комфортно отвечать за работу офиса, работать самостоятельно и добиваться выполнения задач без постоянных указаний.

• Проактивное решение проблем: вы от природы предвидите потребности, рано выявляете возможные проблемы и берёте инициативу в их решении.

• Высокая организованность: отличное внимание к деталям, умение вести несколько приоритетов одновременно и поддерживать высокие стандарты в напряжённой обстановке.

• Практичность и находчивость: вы практичны, гибки и готовы включаться везде, где нужно, чтобы всё работало бесперебойно.

• Ориентация на людей: вы доступны для общения, готовы поддержать, умеете эффективно общаться и любите создавать позитивный опыт для сотрудников и посетителей.

• Коммерческое мышление: вы уверенно работаете с поставщиками, отслеживаете расходы и принимаете разумные решения, сочетающие качество и стоимость.

• Комфортное отношение к переменам: вы успешно работаете в динамичной среде, принимаете новые вызовы и любите улучшать процессы по мере развития бизнеса.