Office Manager

Мы ищем Office Manager для нашего офиса в Parkland. Как Office Manager вы поддерживаете работу офиса: ежедневное состояние каждой комнаты и системы, отношения с поставщиками и арендодателем, еда и запасы, оборудование и экраны, логистика каждого визита и календарь мероприятий, который делает офис живым.

В этой роли также есть «строительная» часть — пока ничего не автоматизировано. Нет инструмента, который бы переупорядочивал запасы, догонял поставщиков, напоминал о днях рождения, перезапускал экраны или передавал обратную связь команде нашему шеф‑повару, а отчётность офиса собирается вручную. Настройка этих процессов входит в обязанности, а хорошим стартом будет автоматический подсчёт того, что не было замечено вовремя. Всё, что остаётся за человеком, — это всё, что требует присутствия в здании: обход помещения перед началом дня, присутствие при приходе техника по кондиционированию, подготовка комнаты, встреча посетителя, замечание того, что не отслеживает система. Если вам нравится формировать то, что ещё находится в процессе формирования, здесь достаточно места для этого.

Ключевые обязанности

1. Daily condition of the office

• Обход здания каждое утро до начала основных часов по документированному чек‑листу: каждая комната, а также электрика, Wi‑Fi и техника, сантехника, доступ и кондиционирование.

• Превращать любые неисправности в задачу для мастера или заявку поставщику в то же утро.

• Поддерживать кухню, ванные, спортзал и наружные зоны в соответствии со стандартом, с небольшим запасом на то, что люди замечают сразу.

2. Vendors, landlord and repairs

• Выбирать и управлять поставщиками, с которыми работает офис: кондиционирование, бассейн, ландшафтный дизайн, электрика, ворота, безопасность, уборка и территория.

• Следить за каждой заявкой до её закрытия: владелец, дата, присутствие на месте, проверка качества выполненных работ и оформление счета.

• Поддерживать отношения с арендодателем по ремонтам и платежам, а также помогать при продлении аренды или возможном переезде офиса.

3. Equipment and technology

• Отвечать за состояние офисного оборудования: экраны и панели, видеопортал, AV в конференц‑залах и доступные учётные данные.

• Тесно сотрудничать с мастером на месте, который занимается технической настройкой и системами, оставаясь при этом ответственным за общую картину.

4. Food, kitchen and supplies

• Своевременно отправлять шеф‑повару количество порций и корректировать их по мере изменения недели.

• Заказывать запасы для кухни, ванных, спортзала, прачечной и печати, поддерживая уровень запасов выше спроса.

• Выбирать поставщиков офисной еды и кейтеринга, включая поиск альтернатив, когда обратная связь команды указывает на это.

5. Leadership sessions, QBRs and visitors

• Организовывать логистику каждого визита: комнаты, AV, питание в течение дня, прибытие и доступ.

• Связываться с каждым посетителем заранее, предоставляя адрес, варианты отелей, расписание и что ожидать на месте.

• Вносить весь план логистики в календари посетителей.

6. Team calendar, events and culture

• Планировать год вперёд: дни рождения, сезонные праздники и оформление офиса, Friendsgiving, Рождество и обмен подарками, учитывая необходимые сроки подготовки.

• Организовывать мероприятия, которые действительно желают сотрудники — вейкбординг, кулинарные мастер‑классы, концерты и т.п., а также корпоративный волонтёрский сервис, где сотрудники отдают своё время.

• Сотрудничать с офис‑менеджерами в Польше и Испании по совместным мероприятиям и практикам.

7. Automation and measurement

• Настраивать и вести собственную отчётность офиса, включая подсчёт проблем, которые не были замечены вовремя, автоматически, а не вручную.

• Автоматизировать повторяющиеся координационные задачи: переупорядочивание, напоминания, планирование поставщиков, проверки оборудования и обратную связь между командой и шеф‑поваром.

• Поддерживать актуальность стандартов офиса, реестра поставщиков и документации в Confluence.

8. Budget and spend

• Отслеживать расходы офиса, держать покупки в рамках согласованных лимитов и сигнализировать о перерасходе.

• Немедленно реагировать в экстренных ситуациях в пределах согласованного лимита и направлять более крупные обязательства через вашего менеджера.

9. Budget and spend

• Отслеживать расходы офиса, держать покупки в рамках согласованных лимитов и сигнализировать о перерасходе.

• Немедленно реагировать в экстренных ситуациях в пределах согласованного лимита и направлять более крупные обязательства через вашего менеджера.

• Три и более года опыта в управлении офисом, обслуживании помещений, поддержке руководителей или гостиничном бизнесе, с прямым опытом ведения сайта или резиденции на высоком уровне.
• Доказательства полного владения помещением: трекер поставщиков или система, которую вы создали, бюджет, который вы контролировали, мероприятие, которое вы организовали от начала до конца для старших сотрудников.
• Чувство гостеприимства и исключительное внимание к деталям. Вы смотрите на обслуживаемый стол и видите, что нужны тарелки, салфетки, сервировочные ложки в каждом блюде, напитки и лёд, без того, чтобы кто‑то об этом упоминал.
• Реальный комфорт с AI‑инструментами. Практический опыт использования AI‑инструментов в работе офиса, обслуживании помещений или поддержке руководителей: какие конкретные рабочие процессы вы улучшили, какие результаты получили и как проверяли правильность вывода.
• Умение работать с цифрами и дашбордами. Вы можете собрать данные о расходах и офисе, проверить их и просто объяснить, что они показывают человеку, который их не видел.
• Завершённость без напоминаний. Вы закрываете петли, за которыми никто не следит.
• Проактивное планирование на недели и месяцы, а не на дни.
• Чёткое, тёплое общение, в том числе со старшими сотрудниками, и хорошее чувство того, когда не стоит прерывать.
• Свободный английский, письменный и устный.
• Уверенное владение Google Workspace, Zoom, офисными дашбордами, менеджерами паролей, Atlassian (Jira и Confluence) и инструментами для встреч, такими как Fellow — или быстрая обучаемость.
• Проживание в районе Parkland или готовность переехать туда, а также готовность к редкой работе вечером и в выходные.

• Опыт работы в сфере роскошного гостеприимства или обслуживания частных клиентов.
• Любопытство к автоматизации и базовым принципам работы программного обеспечения и скриптов.
• Русский язык в дополнение к английскому. Не обязателен; офис работает на английском.
• Опыт подготовки площадки к экстремальным погодным условиям или готовность его изучить.

Parkland, Florida — работа в офисе в Parkland пять дней в неделю. Командировки не требуются.

Водительские права и собственный автомобиль сильно предпочтительны.

С выдающимся продуктом и миссией, которая вдохновляет, Appodeal предлагает уникальную возможность оказать влияние, будучи частью замечательной команды.