Executive Personal Assistant to the CEO

Higgsfield AI ищет Executive Personal Assistant для оказания персонализированной, непосредственной поддержки нашему CEO в вопросах поездок, личной логистики и повседневных административных задач.

Эта роль сфокусирована на личном управлении деталями, обеспечивающими бесперебойную организацию поездок и повседневной логистики CEO — от виз и авиаперелётов до питания, багажа, транспорта, бронирований и изменений в последний момент. Для успеха в этой роли требуется исключительное внимание к деталям, хорошее чутьё, высокая доступность и готовность лично заниматься логистикой от начала до конца.

Роль предполагает значительный объём поездок и высокую доступность. Эта позиция подчиняется Chief of Staff / Strategic Initiatives и тесно взаимодействует с более широкой командой Office of the CEO.

• Оказывать непосредственную повседневную поддержку CEO в вопросах поездок, личных, логистических и административных задач.
• Лично управлять сложными внутренними и международными поездками, включая визы, авиаперелёты, отели, услуги в аэропортах, наземный транспорт, маршруты с несколькими городами и изменения в последний момент.
• Заранее планировать каждое направление, включая маршруты, места встреч, рестораны, расписание транспорта и прочие практические детали.
• Сопровождать CEO в поездках и обеспечивать их бесперебойное прохождение, включая регистрацию, питание, багаж, одежду, водителей, координацию безопасности и изменение планов по необходимости.
• Решать личные логистические вопросы и поручения, включая бронирование ресторанов, подарки, swag, координацию поездок с семьёй и другие срочные нужды.
• Тесно координироваться с супругом(ой), семьёй CEO, Chief of Staff и более широкой командой Office of the CEO при изменении логистики или планов.
• Лично выполнять запросы от начала до конца, а не передавать их на аутсорс или делегировать travel-агентствам, консьерж-сервисам или другим ассистентам.
• Тщательно отслеживать расходы и обеспечивать своевременную, точную сверку и дальнейшее сопровождение через Ramp и другие финансовые инструменты.

• 5+ лет опыта оказания поддержки на уровне executive, principal, family office или аналогичного высокого уровня персонализированного сервиса.
• Свободное владение русским и английским языками.
• Серьёзный опыт личного управления сложными международными поездками, включая визы, маршруты с несколькими городами и изменения в последний момент.
• Готовность и возможность активно путешествовать, включая международные поездки и периоды отсутствия продолжительностью до трёх недель.
• Хорошее чутьё, внимание к деталям и способность предвидеть потребности и быстро решать логистические проблемы.
• Готовность лично выполнять детальные административные и логистические задачи без дальнейшего делегирования или аутсорса.
• Спокойствие, дискретность, находчивость и высокая отзывчивость в условиях давления.
• Хорошие навыки письменной и устной коммуникации, готовность напрямую общаться с поставщиками, членами семьи, внутренними командами и внешними партнёрами.
• Развитое чувство осознанности в вопросах затрат и дисциплинированное управление расходами.
• Готовность к сотрудничеству и прозрачности, умение тесно работать с Chief of Staff и более широкой командой поддержки руководства.
• Необходимо проживать в Сан-Франциско или в пределах разумной доступности для поездок на работу, с возможностью полностью работать из офиса, когда CEO находится в Сан-Франциско.

Мы предлагаем конкурентный и тщательно структурированный компенсационный пакет, разработанный с учётом влияния, опыта и долгосрочного роста.

• Базовая зарплата: ожидаемый диапазон зарплаты для этой роли составляет $110,000 - $175,000+, в зависимости от опыта, навыков, объёма задач и локации.
• Акции: в дополнение к денежной компенсации сотрудники имеют право участвовать в программе опционов на акции компании и разделять долгосрочный рост Higgsfield.
• Льготы: мы предлагаем комплексный пакет льгот, разработанный для поддержки сотрудников в профессиональном и личном плане, включая медицинское, стоматологическое и офтальмологическое страхование, конкурентный пенсионный план 401(k) с взносами компании, а также дополнительные льготы и преимущества.
• Возможность работать над амбициозными AI-продуктами вместе с высококвалифицированной, быстро развивающейся и международной командой.
• Значительная степень ответственности, прямое влияние на результат и возможности для профессионального роста по мере масштабирования компании.