Мы нанимаем Executive & Personal Assistant to the CEO, чтобы защищать время CEO и уменьшить количество решений, которые он должен принимать лично. Вы будете отвечать за его календарь, рабочую и жилую среду, поездки, операции, связанные со здоровьем и благополучием, администрирование дома и офиса, финансовое администрирование личных и корпоративных расходов, а также координацию небольшой команды поддержки, которая всё это реализует. Исполнительные и личные аспекты жизни основателя здесь представляют одну систему, поэтому эта роль охватывает оба направления — вы руководите выполнением, сохраняя ответственность за результат.
Вы будете напрямую подчиняться CEO.
Calendar and meeting discipline
- Владеть профессиональным и личным календарём CEO как единой интегрированной расписанием — встречи, поездки, тренинги, процедуры, семья.
- Обеспечивать дисциплину встреч: подготовленные повестки, правильные участники, разосланные за 24 часа до встречи материалы, фиксировать действия и закрывать их до следующей встречи.
- Управлять запросами на время CEO с рассудительностью — отклонять, откладывать, делегировать или эскалировать.
- Самостоятельно решать конфликты в календаре и сообщать о решении, а не возвращать решение.
Scorecards, reporting and automation
- Создавать и поддерживать личный scorecard и командный scorecard, охватывающие каждого человека и поставщика в периметре поддержки, с цифровыми журналами дат, областей ответственности и отчётов.
- Проводить еженедельный и двухнедельный ритм отчётности, который не сбивается при росте операционной нагрузки.
- Работать внутри системы OKR компании, отслеживать обязательства и доводить их до завершения.
- Автоматизировать повторяющиеся задачи с помощью AI tooling — заметки встреч и действия, планирование, отчётность, подготовка документов — и постепенно снижать ручную нагрузку роли.
Environment management
- Убедиться, что офис в Паркленде, настройка в Барселоне и дом CEO готовы к его приходу: климат, освещение, качество воздуха, шум, чистота, еда, связь.
- Решать проблемы среды на месте, а не перенаправлять их, включая случаи, когда ответственный недоступен.
Travel, events and hospitality
- Полностью отвечать за деловые и личные поездки, используя travel assistant, который осуществляет бронирования согласно плейбуку по классу, отелям и бюджету.
- Управлять конференциями, квартальными бизнес‑обзорами, исполнительными встречами, семейными событиями и вехами, подарками и доставками.
- Обрабатывать сбои — отмены, переадресацию, сбои наземного транспорта — по мере их возникновения.
Health, sport and wellness operations
- Координировать медицинские, стоматологические и консьерж‑медицинские приёмы и последующие действия, обеспечивая непрерывность ухода у разных провайдеров.
- Управлять расписанием тренировок и процедурами благополучия, а также питанием совместно с шеф‑поварами в Паркленде и Барселоне.
- Активно защищать решения о благополучии, в том числе против расписаний, которые локально нормальны, но личным образом неверны.
Support perimeter and office operations
- Координировать команду поддержки — travel assistant, house manager, driver, handyman — а также поставщиков офиса и дома, без формального подчинения.
- Нанимать и вводить в должность поддерживающие роли, начиная с office manager.
- Выполнять расчёт заработной платы для почасовых сотрудников каждые две недели, проверяя табели учёта рабочего времени перед утверждением.
- Следить за контрактами поставщиков, их продлением и качеством услуг, а также контролировать офисные операции, включая вопросы аренды, обустройства и улучшений.
Finance administration
- Управление корпоративной картой: чеки, заметки, ежемесячное закрытие.
- Личные и семейные платежи через отдельный счёт, с регулярной отчётностью и запросами на финансирование.
- Лёгкий бухгалтерский учёт и обзор расходов по периметру поддержки.
Legal and personal projects
- Вести иммиграционные, визовые и документальные вопросы до завершения, включая внутренние подачи и отслеживание сроков.
- Администрирование дома: системы безопасности и видеонаблюдения, обслуживание, страховка и сервисные контракты.
- Запросы семейной поддержки, с одобрением CEO.
Предыдущий опыт поддержки основателя или CEO в бизнес‑ и личных областях — не только планирование расписания или только управление офисом.
- Координация людей и поставщиков без формального подчинения: домашний или офисный персонал, подрядчики, сервисные провайдеры.
- Координация международных поездок — авиарейсы, отели, визы, наземный транспорт.
- Умение создавать и поддерживать scorecard или dashboard с нуля: определить, что отслеживать, автоматически получать данные, где это возможно, и объяснить, что означают цифры человеку, не участвовавшему в процессе.
- Доказанный опыт поддержания ритма отчётности под операционным давлением, подтверждённый артефактами, которые вы создали и поддерживали.
- Демонстрированный опыт работы с AI в этой сфере — планирование, заметки встреч и действия, отчётность, подготовка документов — с способностью описать улучшенные рабочие процессы, полученные результаты и способы валидации вывода.
- Продвинутый уровень Google Workspace; Slack; Zoom.
- Платформа корпоративных расходов, такая как Ramp, и система расчёта заработной платы для почасовых сотрудников, например Rippling, с лёгким бухгалтерским учётом.
- Исключительное внимание к деталям и очень высокие личные стандарты.
- Устойчивость к большому объёму конкурирующих задач без пропуска цикла отчётности.
- Независимое суждение — комфортно принимать решения и нести ответственность, а не эскалировать всё.
- Дискретность: очень высокий уровень конфиденциальности в отношении бизнеса, семьи, здоровья и финансов.
- Свободный английский; разрешение на работу в США; готовность работать из Паркленда четыре дня в неделю с одним днём удалённо.
Confluence и Jira или аналогичные инструменты документирования и отслеживания.
- Опыт работы с системой отслеживания OKR; инструментом управления встречами, например Fellow; AI‑планировщиком, например Motion.
- Знания в области питания, здоровья и благополучия.
- Опыт найма и ввода в должность домашнего или офисного персонала, а также опыт работы с иммиграционными и визовыми процессами.
Мы открыты для кандидатов из других штатов, готовых к переезду, и полностью покрываем расходы на переезд.
- Четыре дня в неделю в офисе, один удалённо, с возможностью присутствовать в офисе чаще, если ситуация того требует.
- Периодические поездки с CEO, преимущественно в Барселону в рамках квартальных бизнес‑обзоров.
- Выдающийся продукт и миссия, которые вдохновляют и воодушевляют, предоставляя уникальную возможность оказать влияние, будучи частью замечательной команды.