Team Assistant - Enterprise Technologies

Роль:

Мы ищем высокоорганизованного, проактивного и дискретного Team Assistant, который присоединится к офису CIO и будет поддерживать CIO и лидеров в организации Enterprise Technologies. Эта роль сочетает поддержку руководства, координацию команды и операционное администрирование, помогая команде работать гладко и эффективно. Подходящий кандидат сможет управлять календарями и логистикой с высоким уровнем конфиденциальности и здравым смыслом, а также поддерживать координацию поездок, мероприятия, процессы команды и ежедневные операции Enterprise Technologies. Эта роль будет тесно взаимодействовать с внутренними бизнес‑партнёрами и кросс‑функциональными заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить эффективное выполнение задач команды. Эта позиция подходит человеку, который любит создавать порядок, опережать события на шаг вперёд и помогать лидерам и командам сосредотачиваться на работе с наибольшей ценностью.

Что вы будете делать:

Поддержка руководства и команды

• Оказывать прямую поддержку CIO и выбранным лидерам в рамках Enterprise Technologies
• Помогать в управлении ежедневной координацией офиса CIO и поддерживать плавное выполнение лидерских мероприятий
• Поддерживать регулярные процессы команды руководства и помогать координировать взаимодействие со стейкхолдерами внутри и вне Enterprise Technologies
• Содействовать выполнению операционных и административных задач по всей команде

Координация и коммуникация команды

• Координировать подготовку и распространение ежемесячного дайджеста команды
• Собирать вводные данные и обновления от лидеров команды, обеспечивать согласованность вкладов и проактивно следить за соблюдением сроков
• Поддерживать внутреннюю коммуникацию и координацию между командой руководства и ключевыми стейкхолдерами
• Помогать обеспечивать своевременное и хорошо организованное продвижение процессов команды

Управление календарями и расписанием

• Управлять и оптимизировать календари CIO и выбранных лидеров, обеспечивая эффективную приоритизацию и рациональное использование времени
• Планировать встречи, решать конфликты и координировать взаимодействие с внутренними и внешними стейкхолдерами
• Организовывать приглашения гостей и поддерживать встречи с поставщиками и партнёрами
• Обрабатывать вопросы расписания с дискретностью, хорошим суждением и вниманием к конфиденциальности

Планирование мероприятий и логистика

• Организовывать командные мероприятия, такие как выездные сессии, воркшопы и встречи с поставщиками
• Управлять полной логистикой, включая поиск площадок, бронирование, координацию поездок, повестки и коммуникацию с участниками
• Обеспечивать гладкое проведение мероприятий и предоставлять поддержку на месте при необходимости

Административная и финансовая поддержка

• Обрабатывать счета и поддерживать процессы, связанные с платежами
• Создавать и управлять запросами ZIP или другими соответствующими внутренними процессами закупок и финансов
• Поддерживать процесс подачи и утверждения расходов
• Отслеживать административные задачи до завершения и гарантировать, что ничего не будет упущено

Координация поездок

• Бронировать и координировать поездки для CIO, выбранных лидеров и командных мероприятий по мере необходимости, включая маршруты, размещение и сопутствующую логистику
• Обеспечивать эффективность, хорошую коммуникацию и соответствие поездок внутренним процессам и бюджетам

Операционная поддержка

• Поддерживать ежедневные операции в команде Enterprise Technologies
• Тесно сотрудничать с внутренними бизнес‑партнёрами и кросс‑функциональными командами для координации действий и поддержания процессов
• Помогать с документацией, отслеживанием и последующей работой по регулярным операционным процессам
• Помогать поддерживать организованные материалы команды и информацию, необходимую для гладкого выполнения задач

Что мы ищем:

• Опыт работы в административной роли, роли Team Assistant, executive assistant или поддержки операций
• Сильные организационные навыки и отличное внимание к деталям
• Доказанная способность поддерживать старших стейкхолдеров и управлять конкурирующими приоритетами
• Высокий уровень дискретности и профессионализма при работе с конфиденциальной информацией
• Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные
• Проактивный, ориентированный на сервис менталитет с сильным доведением дел до конца
• Умение работать с календарями, бронированием поездок, финансовыми и административными процессами, а также инструментами совместной работы
• Способность работать самостоятельно, предвидеть потребности и решать проблемы с минимальным контролем
• Уверенность в работе в быстро меняющейся среде и с несколькими командами

Преимущества и льготы:

• Конкурентоспособная компенсация
• Возможности карьерного роста и обучения
• Гибкость и автономия
• Коллаборативная и инновационная культура
• Возможность работать над значимыми AI‑проектами
• Международная среда и талантливые команды