Office Manager

Присоединяйтесь к нам и станьте частью профессиональной, динамичной команды, формирующей будущее инвестиционных услуг в Европе.

1. Административная поддержка и организация рабочего процесса:

• Управление входящей и исходящей корреспонденцией компании с точностью и конфиденциальностью;
• Обеспечение беспрепятственного документооборота между отделами, гарантируя своевременное выполнение внутренних процессов;
• Внедрение административных процедур для повышения операционной эффективности;
• Поддержание хорошо организованного, эффективного и вдохновляющего офисного пространства;
• Закупка офисных принадлежностей и контроль запасов для обеспечения непрерывного рабочего процесса;
• Проведение регулярных физических инвентаризаций и ведение записей.

1. Коммуникация и сотрудничество:

• Курирование внутренней и внешней коммуникации для поддержания профессионального имиджа компании;
• Установление эффективных отношений с поставщиками и сервисными провайдерами для обеспечения высококачественных и экономически эффективных услуг;
• Сотрудничество с бухгалтерией, провайдерами расчётных листов и аудиторами для поддержки соответствия и финансовой точности;
• Активная поддержка отдела HR по широкому спектру операционных и кадровых вопросов.

1. Поддержка руководства и работа с гостями:

• Проактивная организация календарей, планирование встреч и обеспечение оптимального управления временем для руководителей;
• Координация совещаний и конференций, управление всей логистикой для проведения гладких и профессиональных мероприятий;
• Выполнение роли первой точки контакта — ответы на звонки и их перенаправление, приветствие клиентов и гостей с теплом и профессионализмом;
• Приём посетителей всех уровней, обеспечение безупречного и гостеприимного опыта.

1. Финансовые и операционные процессы:

• Обработка счетов поставщиков через SAP Concur в соответствии с политикой компании и сроками;
• Проверка и управление отчетами о расходах сотрудников, гарантируя полное соответствие внутренним процедурам.

1. Дополнительные обязанности:

• Планирование и координация деловых поездок, включая авиаперелёты, размещение и маршруты;
• Участие в кросс‑функциональных проектах и инициативных программах компании, внесение вклада в постоянное улучшение.

• Степень бакалавра (предпочтительно в области бизнес‑администрирования, менеджмента или смежных дисциплин);
• 3+ лет опыта в аналогичной административной или операционной роли;
• Свободное владение английским и нидерландским языками, как в письменной, так и в устной форме;
• Продвинутые навыки работы с компьютером, включая MS Office Suite и другие релевантные бизнес‑инструменты;
• Опыт организации и поддержания электронных систем управления документами;
• Отличные межличностные и коммуникативные навыки, способность взаимодействовать на всех уровнях организации;
• Сильные организационные навыки и умение управлять временем, способность работать с несколькими приоритетами одновременно;
• Высокое внимание к деталям и точность в быстро меняющейся среде;
• Способность самостоятельно выявлять и решать проблемы;
• Проактивный, ориентированный на решение подход и позитивный настрой;
• Гибкость и адаптивность, способность работать под давлением;
• Надёжный командный игрок с искренним желанием учиться и развиваться.

• Современный, полностью оборудованный офис — комфортное и вдохновляющее рабочее пространство в центральном месте;
• Конкурентоспособная зарплата — мотивирующая и соответствующая местным рыночным стандартам;
• Возможности карьерного роста — развитие в разных отделах и функциях международной группы;
• Официальное трудоустройство — прозрачные контракты, своевременные выплаты и полное соответствие местному трудовому законодательству;
• Законно оформленные отпуска и праздничные дни — мы уважаем и соблюдаем трудовой кодекс каждой страны;
• Поддержка частного медицинского страхования — частичное покрытие расходов на частную медицинскую страховку для поддержки вашего благополучия.