Office Manager (Warsaw)

Почему существует эта роль:

Эта роль нужна, чтобы офисная среда работала гладко, предсказуемо и без трений для команды. Вы поможете создать комфортное, хорошо организованное рабочее пространство и бесшовный офисный опыт, отвечая за ежедневные операции, координацию с поставщиками и мероприятия.

Location: Warsaw

• Управлять ежедневными офисными операциями и обеспечивать их бесперебойную работу.
• Координировать уборку, техническое обслуживание, ремонт и общие офисные услуги.
• Обеспечивать наличие необходимых запасов в офисе (еда, закуски, расходные материалы, оборудование).
• Управлять отношениями с поставщиками и поддерживать актуальную базу данных поставщиков.
• Предвидеть и решать операционные проблемы до того, как они станут видимыми для команды.
• Управлять расходами, связанными с офисом, и обеспечивать точные и своевременные платежи.
• Обрабатывать отслеживание счетов и их регистрацию в 1C.
• Подготавливать и контролировать бюджет административных расходов офиса.
• Поддерживать планирование бюджета и предоставлять видимость расходов.
• Сохранять финансовые процессы структурированными, предсказуемыми и под контролем.
• Организовывать офисные мероприятия и командные активности (как внутренние, так и наружные).
• Поддерживать корпоративные мероприятия локально в сотрудничестве с командой Talent.
• Создавать и поддерживать надежную сеть поставщиков мероприятий.
• Отслеживать бюджеты мероприятий и обеспечивать их эффективное расходование.
• Собирать обратную связь после мероприятий и превращать её в практические улучшения.
• При необходимости поддерживать процессы координации поездок.
• Помогать команде Talent с периодическими операционными задачами (мерч, подарки, логистика).
• Сотрудничать с внутренними заинтересованными сторонами для согласования офисных процессов.
• Быть точкой контакта по всем вопросам, связанным с офисными операциями.

• 2+ года опыта в управлении офисом или аналогичной операционной роли.
• Сильные организационные навыки и способность одновременно управлять несколькими задачами.
• Уверенное общение с различными заинтересованными сторонами и поставщиками.
• Проактивный подход — вы не ждёте проблем, а предотвращаете их.
• Умение работать с бюджетами, цифрами и Excel.
• Upper-Intermediate English или выше.
• Upper-Intermediate Polish или выше.

• Опыт работы с 1C и/или HiBob.
• Опыт организации корпоративных мероприятий или командных активностей.
• Опыт работы в международной или быстро меняющейся среде.

Benefits Cafeteria — ежегодный бюджет, который вы распределяете на:

• Спорт
• Медицинское обслуживание
• Психическое здоровье
• Работу из дома
• Языки.

Баланс работы и жизни, поддержка

• Оплачиваемый отпуск по беременности и родам/отцовский отпуск + ежемесячная надбавка на детский сад.
• Более 20 дней отпуска, неограниченный больничный, экстренный отпуск.
• Приоритет удалённой работы + техническая поддержка + компенсация коворкинга.
• Командные мероприятия (онлайн/офлайн/выездные).
• Культура обучения с внутренними курсами + программы развития.