Office Operations Assistant

Мы ищем проактивного и опытного Office Operations Assistant, который готов взять на себя ответственность за ежедневную работу офиса в Варшаве, координировать командировки и управлять административными процессами.

Мы ищем человека, который не просто поддерживает порядок, а делает так, чтобы всё работало лучше. На этой позиции у вас будет самостоятельность в улучшении процессов, создании комфортной атмосферы в офисе, координации международных командировок и обеспечении бесперебойного опыта сотрудников.

Управление офисом и операционная деятельность

• Управлять ежедневной работой офиса в Варшаве и удалённо координировать деятельность офиса в Киеве.
• Отвечать за закупки, отношения с поставщиками, переговоры по контрактам и управление бюджетом офиса.
• Оптимизировать офисные процессы, проактивно решать операционные проблемы и создавать вовлекающую атмосферу на рабочем месте.

Командировки и логистика мероприятий

• Координировать командировки «под ключ», включая авиабилеты, проживание, транспорт и изменения в последний момент.
• Поддерживать PR-команду в логистике конференций и поддерживать надёжную сеть поставщиков услуг для поездок.

Поддержка HR и командных мероприятий

• Совместно с HR-командой организовывать внутренние мероприятия, командные активности и инициативы по вовлечению сотрудников.
• Управлять корпоративным мерчем и подарками, включая проверку качества, упаковку, распределение и доставку по Польше.
• Координировать логистических партнёров, отслеживать отправления и самостоятельно решать проблемы с доставкой.

Preboarding, HR-администрирование и документация

• Управлять административным preboarding, включая NDA, B2B-контракты и другие документы, связанные с трудоустройством.
• Вести точные записи о сотрудниках в HRIS, координировать электронное подписание и обеспечивать полноту и точность документации.
• Готовить HR-документы, координировать передачу сотрудников People Partners и поддерживать процессы onboarding и offboarding.

• 2+ года опыта в офис-менеджменте, работе ассистентом руководителя или координации операционной деятельности.
• Подтверждённый опыт организации сложных международных командировок с несколькими пересадками.
• Практический опыт управления поставщиками, переговоров с ними и координации контрактов.
• Опыт управления бюджетами, учёта расходов и подготовки финансовых отчётов.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets для отчётности, контроля бюджета и базового анализа данных.
• Сильные организационные навыки, внимание к деталям и умение работать с несколькими приоритетами одновременно.
• Проактивный подход и умение самостоятельно выявлять и решать проблемы.
• Отличные навыки ведения переговоров и коммуникации.
• Высокий уровень самостоятельности, ответственности за результат и личной подотчётности.
• Гибкость и умение быстро адаптироваться к меняющимся приоритетам и неожиданным ситуациям.

• Польский — Upper-Intermediate (B2+): уверенное общение с местными поставщиками и партнёрами.
• Украинский — свободный: основной язык внутренней коммуникации.
• Английский — Intermediate+ (B1—B2): умение эффективно общаться в международной среде.

• Опыт поддержки работы офисов в нескольких локациях.
• Знакомство с HR-администрированием, процессами preboarding, onboarding и offboarding.
• Опыт работы с HRIS-платформами и системами электронного документооборота.
• Опыт работы в международных продуктовых или технологических компаниях.
• Опыт координации корпоративных мероприятий, конференций или активностей по вовлечению сотрудников.

• 20 оплачиваемых дней отпуска, больничные, декретный отпуск и медицинская страховка (для UA/PL, для других локаций — в процессе).
• Поддерживающая, дружелюбная команда, в которой обмен знаниями — часть культуры.
• Покрытие расходов на профессиональные мероприятия и обучение.
• Поздравления с днём рождения, тимбилдинги и тёплое человеческое общение за пределами работы.
• Ни одного джоуля энергии государству-агрессору, связанным с ним компаниям и партнёрам.