Office Manager

Почему существует эта роль:

Эта роль создана для того, чтобы офисная среда работала гладко, предсказуемо и без трений для команды. Вы поможете создать комфортное, хорошо организованное рабочее пространство и бесшовный офисный опыт, отвечая за ежедневные операции, координацию поставщиков и мероприятия.

Location: Kyiv (hybrid)

• Управлять ежедневными офисными операциями и обеспечивать их бесперебойную работу.
• Координировать уборку, обслуживание, ремонт и общие офисные услуги.
• Обеспечивать наличие необходимых запасов в офисе (еда, закуски, расходные материалы, оборудование).
• Управлять отношениями с поставщиками и поддерживать актуальную базу данных поставщиков.
• Предвидеть и решать операционные проблемы до того, как они станут заметны команде.
• Управлять офисными расходами и обеспечивать точные и своевременные платежи.
• Вести учет счетов и их регистрацию в 1C.
• Подготавливать и контролировать бюджет административных расходов офиса.
• Поддерживать планирование бюджета и предоставлять видимость расходов.
• Делать финансовые процессы структурированными, предсказуемыми и под контролем.
• Организовывать офисные мероприятия и командные активности (как внутренние, так и наружные).
• Поддерживать корпоративные мероприятия локально в сотрудничестве с командой Talent.
• Создавать и поддерживать надежную сеть поставщиков мероприятий.
• Отслеживать бюджеты мероприятий и обеспечивать эффективные траты.
• Собирать обратную связь после мероприятий и превращать её в практические улучшения.
• Поддерживать процессы координации поездок при необходимости.
• Помогать команде Talent с периодическими операционными задачами (мерч, подарки, логистика).
• Сотрудничать с внутренними заинтересованными сторонами для согласования офисных процессов.
• Быть точкой контакта по всем вопросам, связанным с офисными операциями.

• 2+ лет опыта в управлении офисом или аналогичной операционной роли.
• Сильные организационные навыки и способность одновременно управлять несколькими задачами.
• Уверенное общение с различными заинтересованными сторонами и поставщиками.
• Проактивный подход — вы не ждёте проблем, а предотвращаете их.
• Умение работать с бюджетами, цифрами и Excel.
• Upper-Intermediate English или выше.

• Опыт работы с 1C и/или HiBob.
• Опыт организации корпоративных мероприятий или командных активностей.
• Опыт работы в международной или быстро меняющейся среде.

Benefits Cafeteria — ежегодный бюджет, который вы распределяете на:

Sports

• Medical
• Mental health
• Home office
• Languages.

Work-life & support

• Оплачиваемый отпуск по беременности и родам/отцовский отпуск + ежемесячная надбавка на уход за ребёнком.
• Более 20 дней отпуска, неограниченный больничный, экстренный отпуск.
• Приоритет удалённой работы + техническая поддержка + компенсация коворкинга.
• Командные мероприятия (онлайн/офлайн/выездные).
• Культура обучения с внутренними курсами + программами развития.