Senior Workplace Experience Coordinator

Ваша миссия: сделать повседневную жизнь сотрудников Capital.com в Варшаве лучше. Вы — единственная точка контакта для всех в офисе по любым вопросам, связанным с рабочим пространством; если что‑то не так с помещением или можно улучшить что‑то простое, к вам обращаются люди, и именно вы делаете это реальностью.

• Счастье сотрудников: Убедитесь, что повседневные вещи, на которые люди полагаются, работают — хороший кофе, полностью укомплектованная кухня, чистое и комфортное пространство, и не останавливайтесь на этом. Замечайте, что могло бы улучшить офис до того, как кто‑то пожалуется, пробуйте и делайте это постоянным.
• Единственная точка контакта: Будьте тем человеком, к которому каждый сотрудник в варшавском офисе обращается по любым вопросам, связанным с рабочим пространством, запросам, проблемам, идеям. Берите на себя ответственность за их решение до завершения.
• Ежедневное функционирование офиса: Обеспечьте наличие всех необходимых материалов в офисе каждое утро, заказывайте запасы заранее, готовьте переговорные комнаты с IT‑оборудованием, устраняйте мелкие проблемы до того, как кто‑то попросит.
• Управление бюджетом и поставщиками: Берите на себя бюджет на офисные принадлежности, продукты питания и сервисы, отслеживайте расходы. Являйтесь основным связующим звеном с уборщиками, технической поддержкой, управляющей компанией здания и поставщиками мерчандайза, проверяйте счета, оценивайте работу поставщиков и управляйте отношениями с арендодателем и субарендаторами.
• Празднования и мероприятия: Организуйте праздники и важные моменты — дни рождения, командные победы, сезонные и корпоративные вехи, а также квартальные Town Halls и ежемесячные социальные мероприятия совместно с социальной комиссией. Первый контакт для крупных выездных встреч.
• Управление командировками: Координируйте полный цикл деловых поездок сотрудников, включая авиаперелёты, проживание, наземный транспорт. Обеспечьте соответствие всех мероприятий политике компании по командировкам и бюджету, решайте возникающие проблемы и работайте с поставщиками услуг для обеспечения гладкого процесса.
• Обратная связь по опыту работы в офисе: Проактивно собирайте отзывы от новых сотрудников, уходящих и постоянных пользователей офиса и используйте их для постоянного улучшения адаптации, организации пространства, мероприятий и ежедневного опыта.
• Управление жизненным циклом сотрудника: Координируйте полный процесс адаптации (проверки соответствия, вводные занятия, настройка IT/оборудования) и увольнения (подтверждения увольнения, возврат оборудования, аннулирование доступа).
• Охрана труда и безопасность: Работайте с консультантом OHS для соблюдения политики охраны труда, проводите учебные тревоги и обучение, а также поддерживайте сертификат First Aid.

• 3+ года опыта в управлении офисом, опыте работы с рабочим пространством или координации объектов, желательно в быстрорастущей, масштабируемой или международной среде
• Подтверждённый опыт владения бюджетом, уверенное отслеживание расходов и проверка счетов
• Практический опыт управления поставщиками: поиск, переговоры и оценка уборщиков, арендодателей, технической поддержки и поставщиков
• Опыт координации процессов жизненного цикла сотрудников (адаптация/увольнение) в сотрудничестве с People/HR и IT
• Проактивный подход «заметить, прежде чем сломается», умение выявлять проблемы и устранять их без указаний
• Сильные организационные навыки и способность одновременно обрабатывать несколько запросов и приоритетов в любой день
• Отличные межличностные навыки; вы доступны, сохраняете спокойствие под давлением и любите быть «человеком‑первым контактом» в офисе
• Свободное владение английским и польским языками, устно и письменно
• Действующий сертификат First Aid (или готовность получить его вскоре после начала работы)
• Проживание в Варшаве или возможность работать полностью в офисе на полную ставку

• Competitive Salary: Мы считаем, что отличная работа заслуживает отличной оплаты! Ваши навыки и таланты будут вознаграждены зарплатой, которая заставит вас чувствовать себя ценным и мотивированным.

• Work-Life Harmony: Присоединяйтесь к компании, которая действительно заботится о вас — потому что ваша жизнь вне работы так же важна, как и часы, проведённые на работе. #LI-Hybrid

• Generous Time Off: Нужно отдохнуть? Наша политика ежегодного отпуска позволяет вам восстановить силы и наслаждаться жизнью вне работы без забот.

• Employee Referral Program: Любите работать здесь? Делитесь этим! Приглашайте талантливых друзей и получайте вознаграждение за рост нашей замечательной команды.

• Comprehensive Health & Pension Benefits: От медицинской страховки до пенсионных планов — мы поддерживаем вас. Плюс региональные льготы и привилегии!

• Workation Wonderland: Реализуйте мечты цифрового кочевника с 30 дополнительными днями для удалённой работы из любой точки мира (некоторые ограничения применяются). Приключения ждут!

• Volunteer Days: Делайте добро! Возьмите два дополнительных оплачиваемых дня в год, чтобы поддержать важные для вас инициативы и отдать долг сообществу.