Office Manager

Кого мы ищем

Все в Higgsfield — игроки уровня A. Мы ищем коллег, которые приносят:

• Высокий IQ, энергию и инициативу.
• Экстремальную автономию и ответственность.
• Способность быстро действовать, постоянно экспериментировать и учиться ещё быстрее.
• Устойчивость к стрессу и готовность к работе в режиме 24/7.
• Баланс между аналитическим принятием решений и творческой интуицией.
• Стремление повышать стандарты для всей команды, а не только для себя.

Питание и ежедневный комфорт

• Полностью отвечать за питание команды: ежедневные обеды, завтраки, перекусы, кофе, напитки. Выбирать поставщиков, оформлять заказы, управлять временем доставки и следить, чтобы еда приходила горячей и вовремя — каждый день, без напоминаний.
• Учитывать диетические потребности и предпочтения, собирать обратную связь и менять меню, чтобы люди действительно ждали обеда.
• Поддерживать кухню и запасы перекусов в полном состоянии постоянно. Никто не должен находить пустой кофемашину или пустой холодильник.
• Отслеживать расходы на питание, сравнивать поставщиков и вести переговоры о лучших условиях по мере роста команды.

Управление офисом

• Обеспечивать работу офиса от начала до конца: уборка, расходные материалы, вода, ремонт, мебель, растения, освещение, температура — всё это.
• Быть основной точкой контакта для арендодателей, клининговых служб, курьеров, ремонтных бригад и других поставщиков. Быстро эскалировать, следить за решением вопросов до их полного закрытия.
• Организовывать и улучшать рабочие зоны: столы, переговорные, тихие зоны, зоны отдыха. Делать пространство таким, в котором люди захотят находиться.
• Координировать логистику командных мероприятий, общих собраний и визитов гостей — пространство, еда, подготовка, разборка.

Системы и улучшения

• Создавать простые системы, делающие всё это повторяемым: трекеры инвентаря, списки поставщиков, графики заказов, чек‑листы для онбординга.
• Выявлять повторяющиеся раздражающие моменты и устранять их навсегда, а не решать по одному.
• Хранить документы, счета и чеки от поставщиков в порядке и передавать их в финансовый отдел вовремя.

Ваши обязательные требования

• 1+ лет опыта работы в качестве Office Manager, Administrative Assistant или Coordinator (гибко для кандидатов с высоким потенциалом).
• Сильные организационные навыки и реальное внимание к деталям — вы замечаете пустой кулер с водой, прежде чем кто‑то об этом скажет.
• Способность одновременно выполнять множество мелких задач и быстро реагировать, когда что‑то ломается.
• Инициатива улучшать и систематизировать процессы, а не постоянно гасить пожары.
• Отличные коммуникативные навыки для работы с поставщиками, курьерами, подрядчиками и внутренними командами.
• Владение Excel, Google Sheets, Notion, Google Calendar и Slack.
• Свободный английский.

Приветствуется

• Опыт работы в стартапах или быстрорастущих компаниях.
• Практический опыт настройки ноутбуков, учёта ИТ‑инвентаря или базового устранения аппаратных проблем.
• Наличие проверенной сети надёжных поставщиков — кейтеринг, клининг, ремонт, оборудование.
• Интерес к развитию в направлении Project Management, Workplace Operations или IT Operations.

Условия

• Конкурентная зарплата в USD, пересматривается по мере вашего роста;
• Работа в нашем офисе в Алматы;
• Доступ к продуктам Higgsfield и ИИ‑инструментам, которые мы используем внутри компании;
• Завтрак, обед и хороший кофе за наш счёт;
• Полная занятость с высоким уровнем ответственности.