Office Manager

Представьте, что вы входите в энергичный аэрокосмический центр, где инженеры создают будущее обороны и автономии, и всё работает без сбоев. Пространство функционирует гладко, люди сосредоточены, а среда способствует прорывной работе. Именно здесь вы вступаете в роль. Как Office Manager вы становитесь движущей силой ежедневного опыта офиса. Вы обеспечиваете, чтобы около 150 инженеров и корпоративных команд могли сосредоточиться на преодолении границ, пока вы заботитесь обо всём, что делает отличную работу возможной. От операций до опыта — вы отвечаете за пространство и делаете его процветающим.

• Вы управляете офисом в Мюнхене, как своим собственным, обеспечивая бесперебойную работу от открытия пространства до полного снабжения, организации и готовности к высокоэффективной работе
• Вы создаёте безупречный опыт приёмной, приветствуя посетителей, управляя коммуникациями и задавая тон профессиональной и динамичной атмосферы
• Вы координируете встречи от начала до конца, гарантируя, что помещения, материалы и логистика всегда подготовлены и работают без трений
• Вы выступаете в качестве ключевого контакта по офисным помещениям и сотрудническим квартирам, тесно сотрудничая с арендодателями и обеспечивая эффективное решение всех вопросов
• Вы берёте на себя ответственность за автопарк компании, управляя регистрациями, обслуживанием, страховкой и ежедневной координацией с пользователями
• Вы налаживаете и управляете прочными отношениями с поставщиками, обеспечивая постоянное качество услуг по уборке, кейтерингу, обслуживанию и безопасности
• Вы сотрудничаете с People и HR, обеспечивая плавный процесс адаптации, чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя готовым с первого дня
• Вы поддерживаете внутренние мероприятия, собрания и инициативы культуры, объединяющие команду в Мюнхене и укрепляющие наш способ работы
• Вы вносите вклад в улучшения офиса, от небольших оптимизаций до крупных проектов по реконструкции по мере роста команды
• Вы взаимодействуете с Office Managers по всей Европе, согласовывая стандарты, делясь лучшими практиками и повышая качество рабочего места на всех площадках
• Вы обеспечиваете соблюдение местных нормативов, связанных со здоровьем, безопасностью, пожарной защитой и доступностью, поддерживая офис в безопасном состоянии и полностью соответствующим требованиям
• Вы поддерживаете оценки рисков, процедуры чрезвычайных ситуаций и сертификаты в координации с внутренними командами и управлением здания

• Доказанный опыт работы в качестве Office Manager, Front Office Manager или Senior Administrative Assistant в профессиональной и быстро меняющейся среде
• Глубокое понимание офисных операций, административных систем и процессов рабочего места
• Отличные организационные и планировочные навыки с способностью управлять множеством приоритетов, не теряя фокус
• Сильные коммуникативные навыки на английском и немецком языках, как в письменной, так и в устной форме. Украинский будет преимуществом.
• Практический подход с вниманием к деталям и естественным чувством ответственности
• Уверенность в работе с поставщиками, арендодателями и старшими заинтересованными сторонами
• Способность обращаться с конфиденциальной информацией с дискретностью и здравым смыслом.