Office Manager

Представьте себе. Вы входите в энергичный аэрокосмический центр, где инженеры создают будущее обороны и автономии, и всё работает безупречно. Пространство функционирует гладко, люди сосредоточены, а среда способствует прорывной работе. Именно здесь вы вступаете в игру. Как Office Manager вы являетесь движущей силой ежедневного опыта офиса. Вы обеспечиваете, чтобы около 150 инженеров и корпоративных команд могли сосредоточиться на преодолении границ, пока вы заботитесь обо всём, что делает отличную работу возможной. От операций до опыта — вы владеете пространством и делаете его процветающим.

Эта позиция предлагается в виде первоначального временного контракта на 1 год с возможностью продления в зависимости от потребностей бизнеса и взаимного соответствия.

• Вы управляете офисом в Мюнхене, как своим собственным, обеспечивая бесперебойную работу от открытия пространства до полного снабжения, организации и готовности к работе на высоком уровне
• Вы создаёте безупречный опыт приёмной, приветствуя посетителей, управляя коммуникациями и задавая тон профессиональной и динамичной атмосферы
• Вы координируете встречи от начала до конца, гарантируя, что комнаты, материалы и логистика всегда подготовлены и работают без трений
• Вы выступаете в качестве ключевого контакта по офисным помещениям и сотрудническим квартирам, тесно сотрудничая с арендодателями и обеспечивая эффективное решение всех вопросов
• Вы берёте на себя ответственность за автопарк компании, управляя регистрациями, обслуживанием, страховкой и ежедневной координацией с пользователями
• Вы строите и поддерживаете сильные отношения с поставщиками, обеспечивая постоянное качество услуг по уборке, кейтерингу, обслуживанию и безопасности
• Вы сотрудничаете с People и HR, чтобы обеспечить плавный процесс адаптации, чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя готовым с первого дня
• Вы поддерживаете внутренние мероприятия, собрания всех сотрудников и инициативы по культуре, которые объединяют команду в Мюнхене и укрепляют наш способ работы
• Вы вносите вклад в улучшения офиса, от небольших оптимизаций до крупных проектов по реконструкции по мере роста команды
• Вы сотрудничаете с Office Managers по всей Европе для согласования стандартов, обмена лучшими практиками и повышения качества рабочего места на всех площадках
• Вы обеспечиваете соблюдение местных нормативов, связанных со здоровьем, безопасностью, пожарной защитой и доступностью, поддерживая офис в безопасности и полном соответствии требованиям
• Вы поддерживаете оценки рисков, процедуры чрезвычайных ситуаций и сертификаты в координации с внутренними командами и управлением здания

• Доказанный опыт работы в качестве Office Manager, Front Office Manager или Senior Administrative Assistant в профессиональной и динамичной среде
• Глубокое понимание офисных операций, административных систем и процессов рабочего места
• Отличные организационные и планировочные навыки с способностью управлять множеством приоритетов, не теряя фокус
• Сильные коммуникативные навыки на английском и немецком языках, как в письменной, так и в устной форме. Знание украинского языка приветствуется
• Практический подход с вниманием к деталям и естественным чувством ответственности
• Уверенность в работе с поставщиками, арендодателями и старшими заинтересованными сторонами
• Способность обращаться с конфиденциальной информацией с дискретностью и здравым смыслом

• Знание украинского языка приветствуется