Office and Travel Coordinator

Мы ищем организованного, внимательного и проактивного Office and Travel Coordinator для работы в нашем офисе в Бостоне. Вы будете помогать поддерживать ежедневную работу офиса и оказывать поддержку сотрудникам в организации деловых поездок, тесно сотрудничая с нашими командами Facility Management и Travel.

Роль базируется в Бостоне.

• Координация повседневных операций офиса в Бостоне, поддержание организованного, эффективного и гостеприимного рабочего места и выступление в качестве основного контакта по вопросам, связанным с офисом.
• Работа с управлением здания, поставщиками и сервисными компаниями для координации офисных услуг, обслуживания, закупок и доставок.
• Сотрудничество с IT, Marketing, HR и другими внутренними командами по вопросам офисного оборудования, фирменных товаров компании и совместных операционных задач.
• Поддержка процесса адаптации и увольнения сотрудников через координацию доступа к офису, приветственных пакетов, настройки рабочего места и передачи оборудования совместно с IT.
• Ведение точных записей об офисных активах, расходных материалах и фирменных товарах компании, включая их хранение, распределение и пополнение.
• Координация организации визитов руководителей, встреч с клиентами и внутренних мероприятий, включая бронирование переговорных, кейтеринг и гостеприимство.
• Ведение офисных записей, учёт расходов, отчётов и административной документации в соответствии с политиками компании и утверждёнными бюджетами.
• Организация деловых поездок сотрудников, включая бронирование авиабилетов и отелей, изменения маршрутов и отмены, в соответствии с политиками компании по командировкам.
• Помощь сотрудникам с запросами на поездки и предоставление рекомендаций по политике командировок, процедурам бронирования и учёту расходов.
• Помощь в решении проблем с поездками и обработка срочных или экстренных запросов в координации с командой Travel и соответствующими поставщиками услуг.
• Использование корпоративных инструментов бронирования и работа с туристическими агентствами и поставщиками для координации бронирований и решения вопросов, связанных с поездками.

• Сильные организационные навыки и внимание к деталям, способность обрабатывать несколько запросов и меняющиеся приоритеты.
• Ответственный, проактивный подход и умение доводить задачи до завершения.
• Хорошие межличностные навыки и дружелюбный, готовый помочь подход к коллегам, посетителям и поставщикам.
• Владение Microsoft Office, включая Excel, Word и Outlook, а также инструментами совместной работы, такими как Microsoft Teams.
• Готовность изучать новые системы, инструменты и процедуры.
• Отличные письменные и устные навыки английского языка, способность ясно и профессионально общаться.

• Опыт работы в офисной администрации, управлении рабочим пространством или аналогичной поддерживающей роли.
• Опыт бронирования деловых поездок или использования корпоративных инструментов бронирования путешествий.
• Опыт координации поставщиков, закупок, инвентаря или учёта расходов.
• Опыт организации встреч, внутренних мероприятий или визитов руководителей.

• Рост и развитие: Чёткие карьерные пути, возможности наставничества и доступ к непрерывному обучению, помогающие вам раскрыть весь ваш потенциал.
• Гибкость и благополучие: Мы предоставляем гибкие условия работы и инициативы, позволяющие эффективно управлять своим расписанием, оставаться продуктивным и процветать как в личной, так и в профессиональной сфере.
• Признание и влияние: Культура, отмечающая достижения, ценящая ваши идеи и дающая возможность вносить реальный вклад с первого дня.
• Инновационная культура: Будьте частью компании, которая принимает новые идеи, современные технологии и смелое мышление, чтобы опережать конкурентов.
• Пакет льгот и вознаграждений: Мы предоставляем конкурентоспособную оплату труда и льготы, разработанные для поддержки вас и вашей семьи. Наш подход к вознаграждениям выходит за рамки зарплаты, признавая ваш вклад и преданность. Точный пакет может варьироваться в зависимости от страны вашего проживания и типа занятости.