Office manager

В настоящее время наша команда растёт, и мы ищем Office Manager, который/которая будет отвечать за ежедневную работу офиса и комфорт сотрудников на локации.

Это роль для человека, умеющего держать под контролем множество параллельных процессов, быстро реагировать на нестандартные ситуации и доводить задачи до результата. В зоне ответственности будет офис площадью около 2 000 м² на 260 сотрудников.

• Обеспечивать бесперебойную ежедневную работу офиса и комфортные условия для сотрудников.
• Проводить ежедневные обходы офиса: контролировать состояние помещений и переговорных комнат, чистоту, температурный режим, наличие воды, продуктов, канцелярии и других необходимых материалов.
• Обеспечивать офис всем необходимым: продуктами, водой, канцелярией, хозяйственными товарами, средствами гигиены, аптечками, мебелью и офисным оборудованием.
• Формировать потребность в закупках, работать с поставщиками, организовывать и контролировать заказы.
• Работать с месячным бюджетом локации: планировать расходы, контролировать их и формировать заявки на оплату.
• Работать в 1С: создавать заявки на оплату, проводить расходные документы и списание товаров.
• Контролировать остатки товаров и расходных материалов, проводить регулярные инвентаризации и планировать необходимые закупки.
• Координировать работу клининговой компании.
• Взаимодействовать с управляющей компанией бизнес‑центра по вопросам доступа и пропусков, парковки, ремонтных и технических работ, климата и других вопросов эксплуатации офиса.
• Контролировать регулярные платежи за аренду и коммунальные услуги, своевременно передавать счета на оплату.
• Организовывать переезды команд и отдельных сотрудников между локациями: координировать перевозчиков, логистику, упаковочные материалы и подготовку рабочих мест.
• Контролировать комфортный температурный режим в офисе и координировать решение вопросов с вентиляцией и кондиционированием совместно с технической командой и бизнес‑центром.
• Обрабатывать внутренние заявки сотрудников и контролировать их своевременное выполнение.

• Практический опыт работы Office Manager / Administrative Manager / Facility Coordinator или на другой позиции со схожим функционалом.
• Опыт самостоятельного ведения административно‑хозяйственных процессов офиса.
• Уверенное владение Google Workspace, в частности Google Sheets и Google Docs.
• Опыт работы с 1С будет преимуществом, но не является обязательным — готовы обучить.
• Опыт работы с Jira или другими системами управления заявками будет плюсом.
• Английский язык от Intermediate (B1) — преимущественно для письменной коммуникации с международными локациями.
• Умение работать в режиме высокой многозадачности, правильно определять приоритеты и не теряться в большом количестве параллельных запросов.
• Самостоятельность и ответственность — на локации Office Manager будет работать автономно.
• Сильные коммуникационные навыки, сервисность и искреннее желание помогать людям.
• Внимательность к деталям, структурированность и способность замечать проблему ещё до того, как она начнёт влиять на работу офиса.
• Гибкость и способность быстро находить решения в нестандартных ситуациях.

• Опыт работы с 1С будет преимуществом, но не является обязательным — готовы обучить.
• Опыт работы с Jira или другими системами управления заявками будет плюсом.

• Работу с масштабной офисной инфраструктурой и возможность получить комплексный опыт в office management.
• Самостоятельную зону ответственности и возможность влиять на то, как работают административные процессы локации.
• Возможность профессионального развития внутри административной команды.
• Структурированный онбординг и поддержку опытных коллег на этапе адаптации.
• График работы понедельник–пятница, 09:00–18:00.
• Работу в офисе неподалёку от м. Почайна (от бизнес‑центра курсирует shuttle bus до метро).
• Официальное трудоустройство со стабильной оплатой и всеми гарантиями Дія Сіті резидента.
• Возможность предлагать и реализовывать собственные идеи, которые влияют на продукт и производство.
• Работу в мотивированной команде и zero bullshit culture.
• Медицинскую страховку.
• Корпоративный английский язык.
• Компенсацию профильного обучения.
• Возможность принять участие в проекте бета‑теста систем безопасности Ajax — получение и тестирование новых гаджетов до их релиза.