Executive Assistant

Это полная занятость, работа в офисе в Киеве, где ваша работа будет напрямую и заметно влиять на то, как действует небольшая и быстро развивающаяся команда.

• Управлять календарями, встречами, приоритетами и последующими действиями руководящей команды.
• Готовить повестки, протоколы встреч, брифинги, презентации и корреспонденцию.
• Отслеживать решения и обязательства, чтобы они выполнялись вовремя.
• Координировать командировки, встречи и повседневную логистику.
• Поддерживать организацию и повседневную работу киевского офиса.
• Координировать коммуникацию между американской командой, украинскими инженерами, партнёрами, поставщиками и сервис-провайдерами.
• Организовывать логистику для инженерных работ, выездных работ и испытаний.
• Координировать закупки, оборудование и отправки грузов.
• Поддерживать процессы регистрации юридического лица, а также административные, бухгалтерские и документационные процессы совместно с юридическими консультантами и другими провайдерами.
• Обрабатывать разовые запросы и операционные сложности, самостоятельно находя практичные решения.
• Выявлять пробелы в повседневной работе и выстраивать простые, надёжные процессы для небольшой команды.
• По мере роста компании постепенно брать на себя ответственность за регулярные операционные задачи.

• Уровень английского B2+/C1 для ежедневного общения с руководством и американской командой.
• Сильные организационные навыки и навыки координации, отличное внимание к деталям.
• Высокий уровень ответственности, надёжность и личная подотчётность.
• Умение работать самостоятельно, расставлять приоритеты среди конкурирующих задач и вести несколько задач одновременно.
• Проактивный настрой: вы предугадываете потребности, замечаете проблемы и действуете, не дожидаясь подробных инструкций.
• Здравое суждение и навыки решения проблем в ситуациях, когда не всё чётко определено.
• Отличные навыки письменной и устной коммуникации.
• Уверенное владение цифровыми инструментами, документами, электронными таблицами, календарями и системами управления задачами.
• Умение осмотрительно обращаться с конфиденциальной информацией.

• Опыт работы Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Coordinator, Project Coordinator или в аналогичной роли.
• Опыт поддержки основателя, CEO или топ-менеджера.
• Опыт работы в стартапе, технологической компании или быстрорастущей организации.
• Опыт координации закупок, логистики, поставщиков или выездных работ.
• Опыт поддержки рекрутинга, офисных операций или кросс-функциональных проектов.

• Прямая работа с CEO, CTO и COO и реальное влияние на то, как работает компания
• Возможность помочь выстроить украинское направление компании с нуля
• Значимая работа в сфере оборонных инноваций, предыдущий опыт в оборонных технологиях не требуется
• Небольшая динамичная команда, где инициатива и ответственность действительно важны
• Официальное трудоустройство или контракт с ФЛП (PE)
• Оплачиваемый отпуск и оплачиваемые больничные
• Полная занятость, работа в офисе в Киеве (5 дней в неделю), с периодическими командировками по Украине
• Конкурентная зарплата