Club Administrator — Xsolla Club Limassol

Xsolla открывает Club в Лимасоле — физическое пространство для сообщества разработчиков игр, партнёров и местной экосистемы видеоигр. Мы ищем Club Administrator, который возьмёт на себя ответственность за площадку: от этапа строительства до полноценной ежедневной работы.

Это практическая роль с высокой степенью самостоятельности. На первом этапе вы будете контролировать строительные и отделочные работы и следить за тем, чтобы пространство было сдано точно в соответствии с нашим дизайнерским замыслом. После открытия Club вы станете человеком, который обеспечивает его работу: операции, поставщики, мероприятия, соблюдение требований и повседневное взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией здания и местными органами власти.

• Контролировать выполнение утверждённого дизайн-проекта, включая все строительные, отделочные работы и работы по оснащению

• Следить за соответствием всех работ внутренним дизайн-руководствам и стандартам бренда Xsolla; эскалировать и устранять отклонения до того, как они станут постоянными

• Координировать подрядчиков, субподрядчиков и графики работ на площадке; отслеживать ход работ относительно сроков, бюджета и ожидаемого качества

• Вести списки дефектов (snag lists), техническую приёмку и официальную передачу готового пространства

• Вести полную документацию проекта: чертежи, согласования, запросы на изменения, сертификаты и гарантии

• Отвечать за ежедневную работу Club: процедуры открытия и закрытия, контроль доступа, готовность помещений и общее содержание

• Контролировать техническое обслуживание, уборку, технические системы (HVAC, AV, IT-инфраструктура, безопасность) и профилактическое обслуживание

• Управлять бронированием комнат и пространств, планированием вместимости и операционным календарём

• Быть первой точкой контакта по любым вопросам, связанным с физическим пространством

• Контролировать все запасы и материалы: офисные и гостевые расходные материалы, F&B, оборудование и материалы для мероприятий

• Искать, подключать и вести вендоров и поставщиков услуг; обсуждать условия и отслеживать качество работы

• Обрабатывать заявки на закупку, договоры, счета и сверки в соответствии с внутренними финансовыми процедурами

• Отслеживать операционные расходы относительно утверждённого бюджета Club и отчитываться по ним

• Выступать основным связующим звеном с местными органами власти и их представителями

• Вести или поддерживать переговоры с арендодателем и управляющей компанией здания по вопросам аренды, согласования работ, эксплуатационных платежей и доступа

• Получать и поддерживать все необходимые разрешения, лицензии, проверки и сертификаты для площадки и её деятельности

• Обеспечивать постоянное соблюдение местных кипрских норм, включая охрану труда и технику безопасности, пожарную безопасность, доступность и любое лицензирование, относящееся к мероприятиям и гостеприимству

• Координировать все мероприятия, проводимые в Club, — митапы, воркшопы, встречи с партнёрами, вечера сообщества и корпоративные приёмы — совместно с Event Manager

• Отвечать за всю логистику мероприятий от начала до конца: монтаж и демонтаж, AV и технические потребности, кейтеринг, персонал, регистрация гостей и доступ

• Взаимодействовать с внутренними командами маркетинга, сообщества и развития бизнеса, а также с внешними организаторами и спонсорами

• Присутствовать на площадке во время мероприятий как операционный ответственный; решать возникающие проблемы в режиме реального времени

• Готовить итоговые отчёты после мероприятий: посещаемость, расходы, проблемы и рекомендации

• Обеспечивать соответствие всей деятельности Club внутренним правилам, политикам и процедурам Xsolla

• Вести точные операционные записи, документацию по вендорам и файлы по соблюдению требований

• Регулярно отчитываться перед Club Director и региональным руководством об операциях, расходах, мероприятиях, рисках и нерешённых вопросах

Опыт

• От 3 лет опыта в роли администратора, офис-менеджера, специалиста по управлению объектами (facility management) или менеджера по мероприятиям — в идеале сочетание этих направлений

• Подтверждённый опыт координации вендоров, поставщиков или подрядчиков

• Опыт взаимодействия с арендодателями, управляющими компаниями зданий или государственными органами

• Опыт контроля строительных, отделочных или ремонтных проектов — серьёзное преимущество

Языки

• Английский — обязательно (профессиональный рабочий уровень)

• Греческий — обязательно (профессиональный рабочий уровень)

• Русский — будет преимуществом, не обязателен

Навыки и качества

• Сильные организационные навыки и умение вести несколько параллельных направлений работы, не упуская деталей

• Уверенный, профессиональный в общении человек — вам комфортно спрашивать с вендоров и подрядчиков

• Практичный решатель проблем, склонный устранять вопросы на месте

• Уверенная работа с бюджетами, счетами и базовым финансовым учётом

• Практическое знание кипрского регуляторного ландшафта и порядка получения разрешений

• Гибкая доступность, включая периодические вечера и выходные для мероприятий

• Право на работу на Кипре

• Знакомство с сообществом игровой индустрии, технологий или стартапов на Кипре

• Опыт работы в сфере гостеприимства, коворкингов, культурных площадок или клубов для участников

• Опыт работы в международной компании и знание её внутренних процедур

Мы стремимся создавать поддерживающую среду для нашей команды, поэтому уделяем первостепенное внимание физическому, психическому и эмоциональному благополучию сотрудников через комплексную Benefits Program. Она включает неограниченный Flexible Time Off и персональную карьерную дорожную карту для каждого сотрудника. Инвестируя в профессиональное развитие через обучение и образовательные возможности, мы помогаем нашей команде развиваться как лично, так и профессионально. Вместе мы не просто строим бизнес — мы растим сообщество, которое ценит креативность, сотрудничество и преобразующую силу игры.