Travel & Expenses Specialist

Роль

Travel & Expenses Specialist отвечает за ежедневное выполнение и контроль процессов командировок и расходов для назначенных групп или регионов.

Роль обеспечивает, чтобы заявки на возмещение расходов и транзакции корпоративных карт проверялись и обрабатывались точно и своевременно, в соответствии с политикой компании, применимыми местными требованиями и финансовыми контролями. Специалист также обладает практическими знаниями корпоративных поездок, поддерживая сотрудников в бронировании авиабилетов и отелей и решении связанных вопросов, применяя практические знания структуры тарифов, правил тарифов и систем бронирования. Специалист выполняет назначенные задачи по сверке корпоративных карт, поддерживает точные и готовые к аудиту записи, а также выявляет повторяющиеся проблемы, риски и возможности для улучшения процессов и контролей.

Роль сочетает сильное операционное исполнение с поддержкой сотрудников, финансовой точностью и дисциплиной контроля, помогая сотрудникам эффективно путешествовать и получать возмещение, обеспечивая при этом надлежащую документацию, кодирование и контроль расходов компании.

Your responsibilities will include:

• Выполнять первичную проверку и аудит заявок на возмещение расходов, обеспечивая их точность и соответствие политике компании, применимым требованиям и стандартам документации. Осуществлять последующее взаимодействие по исключениям и недостающей информации до того, как заявки пройдут процесс утверждения.

• Выполнять или поддерживать бронирование корпоративных поездок, используя корпоративную систему бронирования и, при необходимости, инструменты GDS, применяя знания структуры тарифов, правил тарифов, классов бронирования, вариантов маршрутов, условий билетов, изменений, обменов и отмен.

• Оказывать поддержку сотрудникам по вопросам корпоративных поездок и расходов, включая бронирование авиабилетов и отелей, изменения и отмены бронирований, вопросы тарифов и маршрутов, подачу расходов, возмещение и рекомендации по политике. При необходимости решать проблемы напрямую и координировать действия с поставщиками услуг или другими командами для вопросов, требующих эскалации.

• Мониторить транзакции корпоративных карт, обеспечивая своевременное предъявление расходов, корректное кодирование и очистку. Осуществлять последующее взаимодействие по старым, не предъявленным или некорректно закодированным транзакциям и доводить их до решения.

• Выполнять назначенные задачи по сверке корпоративных карт, расследовать различия в сверке и взаимодействовать с соответствующими сотрудниками или заинтересованными сторонами для обеспечения своевременного разрешения и очистки.

• Проверять кодирование расходов и сопроводительную документацию, включая чеки и счета-фактуры, и выявлять повторяющиеся ошибки, исключения или пробелы в контроле.

• Поддерживать требования к расходам и налогам, специфичные для стран, включая соответствие счетов и готовность к возмещению НДС, где это применимо.

• Поддерживать бухгалтерские операции, связанные с расходами, включая точное кодирование в GL, процессы начисления и списания, а также очистку остатков расходов.

• Мониторить систему T&E и процессные контроли, выявлять конфигурационные пробелы, повторяющиеся ошибки или случаи, когда контроли работают не так, как задумано. Поддерживать тестирование и решение проблем совместно с владельцами системы или процессов.

• Выявлять случаи поездок и расходов, требующие специализированного рассмотрения, включая налоговые, payroll или вопросы duty-of-care, и эскалировать их в соответствующие команды.

• Подготавливать и поддерживать регулярную операционную отчётность по T&E, включая обработку расходов, корпоративные карты, просроченные заявки, соответствие требованиям и другие релевантные операционные метрики.

• Использовать данные T&E для выявления тенденций, утечек расходов, просроченных пунктов, повторяющихся проблем и пробелов в контроле, а также вносить предложения по улучшению процессов, контролей и рекомендаций для сотрудников.

• Поддерживать требования аудита и тестирования контролей, поддерживая полную, точную и готовую к аудиту документацию T&E и предоставляя запрашиваемые доказательства.

• Сотрудничать с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, включая Finance, Payroll, HR, поставщиков услуг путешествий и поставщиков системы T&E, для решения операционных вопросов и поддержки непрерывного улучшения процессов.

Мы ожидаем, что у вас есть:

• 5+ лет опыта в корпоративных поездках, Travel & Expenses, операциях путешествий, Accounts Payable или Finance Operations, предпочтительно в международной или мульти‑юридической среде.

• Опыт проверки и обработки заявок на возмещение расходов с применением политики, требований к документации и соответствию.

• Практические знания базовых принципов бухгалтерского учёта, включая кодирование в GL, сверки и концепции начислений.

• Опыт работы с транзакциями корпоративных карт и/или процессами сверки.

• Опыт работы с системой управления T&E или расходами, такой как Expensify, Navan, SAP Concur, TravelPerk или аналогичной платформой.

• Практический опыт использования GDS (например, Amadeus, Sabre или Travelport) для корпоративного бронирования поездок и/или обслуживания билетов, с умением уверенно работать с доступностью, тарифами, классами бронирования и правилами билетов.

• Практический опыт корпоративного бронирования и обслуживания поездок, включая авиабилеты и отели, структуры тарифов, правила тарифов, классы бронирования, условия бронирования, изменения, обмены и отмены.

• Высокая внимательность к деталям и способность работать точно при больших объёмах транзакций и повторяющихся сроках.

• Сильная ориентация на сервис и способность ясно и профессионально решать запросы сотрудников, последовательно применяя политику.

• Хорошие навыки работы с таблицами (Excel или Google Sheets), включая умение выявлять аномалии, тенденции и исключения в данных.

• Способность работать в рамках контролируемых процессов и поддерживать точную, полную и готовую к аудиту документацию.

It will be an added bonus if you have:

• Знакомство с НДС, соответствием счетов или налоговыми требованиями к расходам в одной или нескольких странах.

• Опыт работы в международной, мульти‑страной или мульти‑юридической среде.

• Опыт поддержки финансового закрытия, сверки баланса или аудиторских мероприятий.

• Опыт подготовки операционной отчётности и использования данных T&E для поддержки улучшений процессов или контролей.

• Опыт более продвинутого анализа тарифов, сложных маршрутов, обменов/возвратов или функциональности GDS, выходящей за рамки повседневного бронирования и обслуживания.

Льготы и бонусы:

• Конкурентоспособная компенсация

• Возможности карьерного роста и обучения

• Гибкость и автономия

• Сотрудничественная и инновационная культура

• Возможность работать над значимыми AI‑проектами

• Международная среда и талантливые команды

Заявление о равных возможностях:

Nebius является работодателем, предоставляющим равные возможности. Мы привержены созданию инклюзивного и разнообразного рабочего места и обеспечению равных возможностей трудоустройства во всех аспектах занятости. Мы не дискриминируем по признаку расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность), национального происхождения, ancestry, возраста, инвалидности, генетической информации, семейного положения, статуса ветерана, сексуальной ориентации, гендерной идентичности или выражения, или любого другого признака, защищённого применимым законодательством.

Кандидаты должны иметь разрешение на работу в стране, в которой они подают заявку, и будут обязаны предоставить подтверждение права на трудоустройство в качестве условия найма.

Если вам нужны условия для участия в процессе подачи заявки, пожалуйста, дайте нам знать.