Administrative Assistant/Office Manager

Это не традиционная роль «управлять календарём и заказывать обед». Мы ищем очень ответственного, организованного и проактивного человека, который поможет поддерживать ежедневные операции в порядке и убедиться, что ничего не упустится.

Это полная занятость, работа в офисе в Boca Raton, с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с обеденным перерывом с 13:00 до 14:00. В рабочее время от человека ожидается оперативная операционная и административная поддержка по широкому спектру корпоративных вопросов.

• Оказывать поддержку исполнительной команде и офисным операциям с оперативностью, точностью и надёжным выполнением задач
• Координировать задачи, отслеживать действия, отправлять напоминания и обеспечивать своевременное выполнение текущих запросов
• Вести упорядоченные списки задач, заметки, документы и последующие действия
• Помогать планировать встречи, координировать логистику и поддерживать исполнительную команду в различных проектах
• Оказывать поддержку на месте во время встреч и внутренних мероприятий во Флориде и за её пределами
• Организовывать поездки и административную координацию по мере необходимости
• Помогать с отчётностью по расходам и другими операционными процессами
• Использовать AI‑инструменты и платформы продуктивности для повышения эффективности, суммирования информации, подготовки коммуникаций и организации работы
• Быть тем, на кого команда может положиться, проактивно решая проблемы и поддерживая плавное функционирование операций

• Крайне ответственный, внимательный к деталям и надёжный
• Методичный, организованный и умеющий отслеживать множество одновременно движущихся элементов
• Сильные навыки последующего контроля и коммуникации, вы не позволяете вещам теряться или забываться
• Комфортно работать в быстро меняющейся офисной среде
• Способность брать на себя задачи и доводить их до завершения
• Технически подкован и способен быстро осваивать новые инструменты и системы
• Опыт в поддержке руководителей или в операционной деятельности будет плюсом, но не обязателен
• Дискретность, профессионализм и надёжность являются обязательными

Знание русского языка будет плюсом, особенно для кандидатов, поддерживающих наших русскоязычных членов команды и заинтересованных сторон

Мы являемся работодателем, предоставляющим равные возможности. Мы принимаем решения о найме на основе квалификации, заслуг и бизнес‑потребностей. Мы не дискриминируем по признаку расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность, сексуальную ориентацию и гендерную идентичность), национального происхождения, возраста, инвалидности, генетической информации или любого другого признака, защищённого применимым законодательством. Мы приветствуем соискателей из всех слоёв общества и считаем, что разнообразие опыта, культуры и точек зрения делает нас сильнее.

НАШ ПРОЦЕСС НАЙМА:

• Мы рассмотрим вашу заявку в соответствии с нашими требованиями к вакансии. Мы не используем технологии машинного обучения на этом этапе, так как считаем, что каждый человек заслуживает внимания от другого человека. Мы не считаем, что машины могут оценить вашу заявку так же, как наши опытные рекрутеры — каждый человек уникален. Мы обещаем дать вашей кандидатуре справедливую и детальную оценку.
• Затем мы можем пригласить вас предоставить видеособеседование для рассмотрения менеджером по найму. Это видеособеседование часто сопровождается тестом или небольшим проектом, позволяющим нам определить, подойдёте ли вы команде.
• На этом этапе мы пригласим вас на интервью с нашим менеджером по найму и/или командой интервьюеров. Обратите внимание: мы не проводим интервью через текстовые сообщения, Telegram и т.п., и мы никогда не принимаем на работу никого, не встретив вас лично (или через Zoom). Вы будете приглашены на живую встречу или Zoom, где вы встретитесь с нашей командой INFUSE.
• С этого момента — время принятия решения! Если вы всё ещё хотите присоединиться к INFUSE и мы вас тоже полюбим, мы обсудим ваше предложение. Мы не делаем предложения, не дав вам возможности пообщаться с нами вживую.