Travel & Operations Services Specialist

Мы ищем Travel & Operations Services Specialist.

В роли предполагается самостоятельное управление несколькими направлениями: обеспечение бесперебойной повседневной работы офисов для сотрудников, организация операционных закупок для нужд отделов, поддержка процесса деловых поездок и координация работы подрядчиков.

Вы будете играть ключевую роль в создании комфортной рабочей среды и обеспечении бесперебойного функционирования внутренних сервисов компании.

Ключевые обязанности

1. Facilities & Workplace Management

• Обеспечение офисов необходимыми ресурсами; координация поставок; отслеживание и контроль запасов расходных материалов;
• Управление входящей и исходящей корреспонденцией: прием, регистрация, отслеживание, хранение и отправка документов и посылок;
• Мониторинг качества работы внешних подрядчиков (уборка, обслуживание, мелкий ремонт) и обеспечение соблюдения SLA;
• Поддержка систем бронирования рабочих мест и конференц-залов;
• Организация точек с кофе, обеспечение снабжения закусками и кейтерингом.

2. Travel Support

• Обработка запросов сотрудников на поездки и проверка их соответствия корпоративной политике путешествий;
• Взаимодействие с туристическими агентствами по бронированию авиарейсов и проживания, трансферов и поддержке виз;
• Быстрое решение проблем и чрезвычайных ситуаций, возникающих во время деловых поездок сотрудников.

3. Procurement & Admin Support

• Управление закупками: поиск поставщиков, запрос коммерческих предложений, контроль сроков поставки и заключение контрактов;
• Взаимодействие с бухгалтерией: сбор, проверка оригиналов и передача подписанных первичных документов (акты закрытия, счета, квитанции); подготовка пакетов платежных документов;
• Участие в инвентаризации основных средств и офисного оборудования;
• Предоставление технической поддержки менеджеру при проведении тендеров.

4. Operations & Onboarding Support

• Участие в процессе адаптации/выхода сотрудников: подготовка рабочих мест, координация с IT и HR по обеспечению оборудованием и предоставлению доступа;
• Участие в опросах удовлетворённости сотрудников и агрегирование обратной связи.

• Образование: высшее или неполное высшее (управление, бизнес‑администрирование или смежные области).
• Опыт: 1–3 года в административной поддержке, администрировании контрактов, управлении офисом или поддержке поездок.
• Навыки: понимание процессов закупок и документооборота (контроль контрактов, сбор первичной документации, оплата счетов);
• Опыт работы с системами трекинга задач/службы поддержки;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Workspace).

• Языки: свободный русский (устный и письменный). Английский на уровне Intermediate (B1) и выше — для деловой переписки. Знание казахского будет плюсом.
• Личные качества: высокий уровень ответственности, адаптивность и внимательность к деталям;
• Способность эффективно управлять несколькими разноплановыми направлениями одновременно;
• Самостоятельность в принятии решений в рамках своей компетенции;
• Сильные навыки делового общения.

• Опыт работы со специализированными системами организации деловых поездок или управления офисным пространством.