Administrative Support Manager

Мы ищем проактивного и высокоорганизованного Administrative Coordinator, который будет поддерживать бесперебойную работу нашего бизнеса и способствовать координации ключевых административных и операционных процессов.

• Координировать ежедневные административные процессы и поддерживать бесперебойную работу внутренних бизнес‑операций;
• Управлять входящей и исходящей корреспонденцией, обеспечивая точность, конфиденциальность и своевременную коммуникацию;
• Обеспечивать эффективный документооборот и координацию между отделами;
• Поддерживать и улучшать административные процедуры и рабочие процессы;
• Координировать общие административные и операционные потребности компании;
• Вести точный учет и поддерживать организацию внутренней документации и информации.
• Выступать в качестве контактного лица для внутренних команд и внешних заинтересованных сторон по административным и операционным вопросам;
• Создавать и поддерживать эффективные отношения с поставщиками, сервисными провайдерами и другими внешними партнёрами;
• Координировать коммуникацию и административные процессы с бухгалтерией, провайдерами расчёта заработной платы, аудиторами и другими релевантными сторонами;
• Поддерживать эффективное взаимодействие между различными отделами и способствовать плавной координации кросс‑функциональных мероприятий;
• Оказывать операционную и административную поддержку команде HR по мере необходимости.
• Поддерживать координацию календарей, встреч, совещаний и других бизнес‑мероприятий;
• Организовывать внутренние и внешние встречи, обеспечивая гладкую коммуникацию и логистическую координацию;
• Поддерживать координацию бизнес‑мероприятий, конференций и других активностей компании;
• Помогать в различных задачах поддержки руководителей и команд по мере необходимости;
• Координировать взаимодействие внутренних и внешних заинтересованных сторон, обеспечивая профессиональный и эффективный опыт.
• Поддерживать обработку и координацию счетов поставщиков через SAP Concur в соответствии с внутренними процедурами;
• Помогать в проверке и администрировании отчетов о расходах сотрудников;
• Поддерживать соблюдение внутренних административных и финансовых процедур;
• Вести точный учет и документацию, связанную с административными и операционными процессами.
• Координировать организацию деловых поездок, включая авиарейсы, проживание, транспорт и маршруты;
• Участвовать в кросс‑функциональных проектах и инициативных мероприятиях компании;
• Выявлять возможности для улучшения административных процессов и способствовать постоянному совершенствованию внутренних операций;
• Брать на себя дополнительные административные и операционные обязанности в зависимости от потребностей бизнеса.

• Предпочтительно наличие степени бакалавра в области бизнес‑администрирования, менеджмента или смежной специальности;
• Опыт работы от 3 лет в административной, координационной, операционной или бизнес‑поддержке;
• Свободное владение английским и испанским языками, как в письменной, так и в устной форме;
• Продвинутый уровень владения MS Office Suite и другими релевантными бизнес‑инструментами;
• Опыт работы с системами электронного документооборота является преимуществом;
• Сильные навыки организации и управления временем, способность управлять несколькими приоритетами;
• Отличные межличностные и коммуникативные навыки, способность эффективно взаимодействовать со стейкхолдерами всех уровней;
• Высокая внимательность к деталям и точность;
• Умение работать самостоятельно, выявлять проблемы и находить практические решения;
• Проактивный, практический и ориентированный на решение подход;
• Гибкость и адаптивность, способность эффективно работать в динамичной среде;
• Сильное чувство ответственности, надёжность и готовность учиться и развиваться.

Опыт работы с системами электронного документооборота является преимуществом.

• Современный полностью оборудованный офис в центральном районе;
• Конкурентоспособная зарплата, соответствующая местным рыночным стандартам;
• Возможности профессионального роста и развития в международной группе;
• Официальное трудоустройство с чёткими условиями контракта и своевременными выплатами;
• Стандартная пятидневная рабочая неделя с 8‑часовым рабочим днём;
• Ежегодный отпуск и государственные праздники в соответствии с местным трудовым законодательством;
• Частичное покрытие частной медицинской страховки.