Office Manager

Мы ищем высокоорганизованного и проактивного Office Manager для поддержки бесперебойной ежедневной работы нашего офиса в Вильнюсе, а также с дополнительной ответственностью за координацию деловых поездок команд Flo по всему миру. Эта роль подчиняется Head of Office and Travel.

Это практическая операционная роль, объединяющая офисное администрирование, координацию рабочего пространства и поддержку поездок. Вы поможете обеспечить сотрудникам бесшовный опыт как в офисе, так и во время деловых поездок. Роль требует внимательности к деталям, отзывчивости, спокойствия под давлением и умения управлять несколькими приоритетами в быстро меняющейся международной среде.

Вы будете тесно сотрудничать с нашим локальным Office Manager и внутренними командами — поддерживая офисные операции, координируя поездки, управляя поставщиками и обеспечивая эффективное и профессиональное выполнение ежедневных административных задач.

Обратите внимание, что наша офисная команда работает на месте 5 дней в неделю, с некоторой гибкостью при необходимости.

Что вы будете делать

Офис и опыт сотрудников (примерно 70%)

• Поддерживать выделенного Office Manager в ежедневных офисных операциях и выступать в качестве резервного варианта при необходимости
• Помогать координировать поставщиков, вендоров, офисную логистику и потребности рабочего пространства
• Координировать выбранные социальные мероприятия, подарки сотрудникам, инициативы по годовщинам и работу внутреннего магазина подарков
• Поддерживать разовые проекты по рабочему пространству и опыту сотрудников по мере необходимости

Координация поездок (примерно 30%)

• Управлять полным процессом бронирования деловых поездок, включая авиарейсы, проживание, визы и наземный транспорт
• Обеспечивать соответствие поездок политике компании и бюджету
• Выступать в качестве основного контакта для сотрудников, нуждающихся в поддержке поездок
• Управлять изменениями в последнюю минуту и решать связанные с поездками проблемы
• Поддерживать отношения с поставщиками и агентствами по поездкам
• Поддерживать планирование и логистику корпоративных мероприятий, выездов и командных встреч

Ваш опыт

Обязательно

• 3+ лет опыта в управлении офисом, операциями рабочего пространства, координации поездок или административных операциях
• Опыт координации международных деловых поездок
• Сильные организационные навыки и навыки управления временем с возможностью одновременно обрабатывать несколько запросов
• Опыт работы с внешними поставщиками и сервисными провайдерами
• Высокое внимание к деталям и способность справляться со сложной логистикой
• Отличные навыки коммуникации и управления заинтересованными сторонами
• Комфорт в работе в быстро меняющейся операционной среде
• Владение Google Workspace, Slack и электронными таблицами

Приветствуется

• Опыт работы в технологической или международной компании
• Опыт использования корпоративных инструментов для поездок (например, TravelPerk, Navan, Concur)
• Предыдущий опыт поддержки офисных операций или управления рабочим пространством

Как мы работаем

Мы – команда, ориентированная на миссию и продукт. Мы двигаемся быстро, остаёмся сосредоточенными и берём на себя ответственность – от идеи до реализации и результата. Дискуссии приветствуются. Решения принимаются совместно. Мы ценим мастерство, создаём с целью и постоянно повышаем планку.

Вы будете работать с людьми, которые относятся к своей работе серьёзно, а не к себе. Это требует приверженности, устойчивости и желания продолжать, когда становится трудно. Потому что лучшие результаты в области здоровья того стоят.

Что вы получите

Мы поддерживаем влияние значимыми вознаграждениями. Вот как это выглядит:

• Конкурентоспособная зарплата и ежегодные пересмотры
• Возможность участвовать в схеме поощрения за результаты Flo
• Оплачиваемый отпуск, больничные и отпуск по женскому здоровью
• Расширенный декретный отпуск и выплаты для матерей, отцов, однополых и приёмных родителей
• Ускоренный профессиональный рост через работу, меняющую мир, и поддержку обучения
• Офисное сотрудничество и работа в гибридном режиме, с 3 днями в неделю в офисе
• 5‑недельный полностью оплачиваемый sabbatical к 5‑летнему Floversary
• Flo Premium для друзей и семьи, а также дополнительные льготы в области здоровья, пенсионные и благополучные программы

Разнообразие, равенство и инклюзия

Наша сила в различиях. В Flo найм основан на заслугах, навыках и том, что вы приносите в роль – ничего более. Мы гордимся тем, что являемся работодателем, предоставляющим равные возможности, и приветствуем соискателей из всех слоёв общества, сообществ и идентичностей. Ознакомьтесь с нашим уведомлением о конфиденциальности для соискателей.