Executive Assistant - Remote

О роли

Наш CEO быстро перемещается между Тбилиси, Парижем и Сан‑Франциско и открывает больше тем в день, чем большинство людей закрывают за неделю. Наш VP of Ops управляет финансами, юридическими вопросами, комплаенсом и всем остальным в фоновом режиме. Между ними постоянно поток обязательств, встреч, документов, поставщиков и последующих действий, и ваша задача — убедиться, что ничего не упустилось.

Это практическая операционная работа. Доступ к ней даёт возможность — вы будете ближе к тому, как компания действительно управляется, чем почти кто‑либо, — но работа заключается в выполнении. Вы будете бронировать поездки, оформлять визовые документы, догонять поставщика, подтверждать, что встреча реальна, прежде чем она попадёт в его день, и давать нам честный статус, даже если мы ещё не просили. Маленькая компания, поэтому диапазон обязанностей широк: один день — расписание интервью в четырёх часовых поясах, следующий — курьер в пять стран, следующий — пакет иммиграционных документов.

Немного о том, как мы работаем. Наш CEO уже автоматизирует большую часть этого, но нам нужен человек, который будет отвечать за результат: заставить внешнее обязательство сработать, выяснить, что действительно правда сегодня, или закрыть цикл с человеком на другом конце. Это ваша часть.

Вы будете подчиняться VP of Ops, который задаёт ваши приоритеты, а запросы CEO идут первыми в их рамках.

Обязанности

• Управлять календарём и почтовым ящиком CEO. Защищать его время, готовить его к предстоящему и убедиться, что каждая внешняя встреча подтверждена, проверена и реальна, прежде чем попасть в его день.
• Кратко информировать его до того, как он спросит. Завтрашняя медиа‑встреча получает бриф сегодня: кто будет, чего они хотят, три вопроса, которые зададут, и факты, которые могут понадобиться в кармане.
• Давать статус‑обновления, которые предоставляют ответы, а не вопросы. Вы предугадываете последующие запросы и отвечаете на них в первом сообщении, чтобы никому не пришлось возвращаться к вам за полной картиной.
• Осуществлять иммиграцию и поездки от начала до конца. Визовые приёмы, пакеты документов, апостили, координация с юристами, перелёты, отели, наземный транспорт. Вы держите живой статус по каждому пункту и заранее поднимаете блокирующие вопросы, включая когда блокирующим являетесь вы.
• Выполнять разовые задачи. В каждой компании есть поток пунктов, которые начинаются с CEO или VP of Ops и просто нуждаются в том, кто доведёт их до конца: доставка, поставщик, документ, покупка, подпись. Вы берёте их, перемещаете, контролируете и сообщаете, где они находятся и когда застряли.
• Находить работу до её назначения. Вы читаете в Slack компании, замечаете, что может задержаться или отвести кого‑то от реальной работы, и берёте это на себя, чтобы им не пришлось.
• Писать от его имени по запросу. Сообщения кандидатам, X‑сообщения, ответы СМИ, представления. Кратко, лаконично, безошибочно его голос, и никто не ждёт.
• Поддерживать процесс найма. Планировать в разных часовых поясах, догонять агентства и кандидатов, превращать обратную связь по интервью в материал, который рекрутер может реально использовать, и поддерживать актуальность ATS.
• Завершать задачи публично. Когда дело сделано, оно считается завершённым в той ветке, где было запрошено, чтобы человек, сделавший запрос, не проверял статус.

Что мы ищем

• 3–5+ лет опыта в роли EA, PA или координатора операций у основателя или топ‑менеджера в небольшой, быстрой компании, где вы были единственным, кто это делал.
• Вы точны под давлением. Когда вы сообщаете, где что стоит, это потому что вы знаете, и мы можем действовать без проверки.
• Исключительный письменный английский и способность писать в чужом голосе. Вы будете писать от имени CEO. Это должно звучать как он, а не как шаблон и не как модель.
• Вы управляете своей очередью вслух. Когда приходит слишком много, вы приходите со списком, вашими тремя главными приоритетами и рекомендацией.
• Вы предвидите, что будет дальше. Последующий вопрос, то, что может упасть, человек, который может быть заблокирован. Вы приходите первым.
• Готовы работать вечером по CET; вам придётся планировать между Тбилиси, Парижем и Сан‑Франциско.
• Дискретность и осторожность с конфиденциальными материалами.
• Свободно работаете с Google Workspace, Slack, Notion и Zoom, и уже используете AI‑инструменты в ежедневной работе.

Приветствуется

• Вы уже оформляли бизнес‑иммиграционные документы — O‑1, рабочие визы, Шенген, консульские приёмы — и знаете, что такое апостиль без поиска.
• Вы координировали процесс найма от начала до конца: планирование, работа с агентствами, поддержание чистоты ATS.
• Вы были первым сотрудником ops в какой‑то компании и привнесли организацию и процесс в новые проекты.
• Вы поддерживали кого‑то, кто работает в нескольких часовых поясах.

Почему стоит присоединиться?

• Гибкий график работы и щедрая политика отпуска.
• Прямое влияние на миллионы пользователей по всему миру в течение нескольких месяцев.
• Возможность продвигать границы практического ИИ в потребительском контексте.
• Полностью удалённый формат.