Personal Assistant

Мы ищем высокоорганизованного, проактивного и находчивого Personal Assistant / Executive Assistant, который станет надёжной правой рукой руководителя компании. Эта роль сочетает личную помощь, исполнительную поддержку, операции, управление календарём, планирование поездок и ежедневную административную поддержку в Испании/Каталонии. Ваша главная цель — привнести структуру и ясность в плотный график, проактивно решать повседневные задачи и гарантировать, что важные вещи никогда не теряются.

• Выполнять ежедневные административные задачи в Испании и Каталонии.
• Записывать встречи в Extranjería, государственные учреждения, клиники и другие организации.
• Планировать медицинские, косметические и другие личные приёмы.
• Поддерживать поиск квартир и домов для аренды.
• Бронировать рестораны, отели, билеты, транспорт и другие услуги.
• Координировать регистрацию на мероприятия, конференции и активности.
• Общаться с поставщиками услуг, агентствами, клиниками, юристами и местными офисами.
• Следить за важными документами, сроками, продлениями и встречами.
• Управлять и организовывать календарь.
• Планировать звонки, встречи и приёмы в разных часовых поясах.
• Организовывать звонки, готовить ссылки на встречи и при необходимости делать последующие действия.
• Помогать в приоритизации задач и гарантировать, что ничего не упущено.
• Поддерживать исследования, сравнение поставщиков и подготовку решений.
• Планировать и координировать личные и деловые поездки.
• Исследовать и сравнивать лучшие варианты перелётов, отелей, транспорта, ресторанов и активностей.
• Поддерживать задачи, связанные с переездом, и локальные организации в Испании.
• Подбирать и координировать нянь, уборщиков и другой домашний персонал по необходимости.
• Проактивно выявлять и решать повседневные организационные проблемы.

✔️ 2+ лет опыта работы в качестве Personal Assistant, Executive Assistant, Operations Manager или в аналогичной роли. ✔️ Отличные организационные навыки и сильное внимание к деталям. ✔️ Свободный или хороший английский. ✔️ Испанский B2+ или выше. ✔️ Русский и/или украинский — обязательно. ✔️ Глубокие знания или практический опыт ежедневных административных процессов в Испании. ✔️ Умение уверенно общаться с государственными офисами, клиниками, агентствами, поставщиками услуг и другими местными организациями. ✔️ Сильные исследовательские навыки и способность быстро находить и сравнивать лучшие варианты. ✔️ Способность одновременно управлять множеством задач, приоритетов и сроков. ✔️ Высокий уровень ответственности, надёжности, дискретности и ответственности. ✔️ Проактивный менталитет — вы не ждёте инструкций, а предвидите потребности и действуете. ✔️ Техническая подкованность и комфортная работа с Google Calendar, Gmail, Google Docs, Notion, мессенджерами и другими инструментами продуктивности.

• Опыт поддержки основателей, CEO или предпринимателей.
• Опыт работы с испанской бюрократией и Extranjería.
• Опыт планирования поездок и поддержки переезда.
• Опыт найма или координации домашнего персонала.
• Навыки каталанского языка.
• Водительские права.

• Политика отпуска — неограниченное количество дней Out of office
• Удалённая или гибридная работа. Выбор за вами!
• Компенсации за оздоровление
• Компенсация за услуги психологов
• Компенсация за языковые курсы
• Компенсация за коворкинг
• Медицинская страховка
• 100% компенсация больничного
• Корпоративные мероприятия и выездные встречи (Испания, Италия, Польша, Португалия и другие)
• Мерч
• Подарки к особым случаям