Operations Latam Specialist

Мы ищем Operations Specialist – Mexico, который будет отвечать за поддержку эффективной повседневной работы офиса в Мексике и участвовать в региональных операционных (Operations) активностях по всему LATAM. Эта роль обеспечивает бесперебойную работу офиса за счёт координации управления помещениями, взаимодействия с поставщиками, закупок, обработки счетов, документации, управления активами, логистики и поддержки сотрудников. Также специалист помогает с организацией внутренних мероприятий, бизнес-визитов и операционных проектов, ведёт точный учёт, следует внутренним процедурам и обеспечивает своевременное решение вопросов, связанных с офисом и помещениями.

Тесно взаимодействуя с Operations Business Partner (BP), OPS Manager, более широкой командой Operations, местными сотрудниками, региональными заинтересованными сторонами и внешними поставщиками, Operations Specialist помогает поддерживать безопасное, организованное и продуктивное рабочее место. Роль требует проактивного, сервисно-ориентированного и процессного подхода с сильным акцентом на точность, ответственность, межфункциональное сотрудничество и непрерывное улучшение. Также ожидаются знание требований охраны труда и техники безопасности (Health and Safety, H&S) и помощь во внедрении соответствующих офисных процедур безопасности.

• Обеспечивать бесперебойную ежедневную работу офиса в Мексике, включая готовность рабочих мест, канцелярские принадлежности, снеки, переговорные комнаты, управление доступом и общие потребности помещений.
• Координировать обслуживание, уборку, ремонт и другие услуги, связанные с помещениями, обеспечивая своевременное решение операционных вопросов.
• Управлять ключами доступа в офис и координировать организацию доступа для сотрудников, посетителей и гостей из HQ.
• Отслеживать состояние офиса и поддерживать внедрение требований Health and Safety, внутренних политик и стандартов рабочего места.
• Координировать работу с местными поставщиками и сервисными компаниями для обеспечения своевременной поставки товаров и услуг.
• Помогать в поиске поставщиков, сборе коммерческих предложений, сравнении цен, онбординге и обсуждении партнёрств.
• Вести административный процесс по счетам, заявкам на закупку, бухгалтерским согласованиям и контролю оплат в соответствии с внутренними процедурами.
• Поддерживать актуальную базу поставщиков и отслеживать качество услуг, договорные обязательства и статусы платежей.
• Поддерживать организацию виртуального офиса и коворкинга, включая подписки, коммунальные услуги и связанные платежи.
• Создавать, упорядочивать, обновлять и архивировать бумажную и цифровую документацию в соответствии с внутренними стандартами.
• Вести точные офисные базы данных, инвентаризацию активов, трекеры бюджета, учёт поставщиков и списки операционных задач.
• Поддерживать управление корреспонденцией, включая получение, сканирование, распределение, отправку и архивирование документов.
• Готовить отчёты, таблицы, формы, презентации, дашборды и визуальные сводки для поддержки операционного планирования, контроля бюджета и информирования руководства.
• Помогать в контроле бюджета Operations в Мексике, отслеживая расходы, счета, статусы платежей и использование бюджета.
• Помогать с подачей счетов, бухгалтерскими согласованиями, подтверждениями начислений (accrual) и финансовой документацией.
• Вести точные и актуальные трекеры расходов и подтверждающие записи, выявляя расхождения или возможные задержки и при необходимости эскалируя их.
• Следовать установленным процедурам закупок, оплаты и контроля бюджета для поддержки экономической эффективности и финансовой прозрачности.
• Встречать новых сотрудников, посетителей и гостей из HQ, предоставляя необходимую информацию, доступ и офисную поддержку.
• Координировать распределение офисных материалов, расходных материалов для рекрутинга и других ресурсов, необходимых сотрудникам и внутренним командам.
• Управлять запасами снеков и их пополнением, обеспечивая наличие и надлежащее распределение.
• Отвечать на запросы сотрудников, связанные с офисными помещениями, оборудованием, доступом и общими операционными потребностями.
• Вносить вклад в создание приветливой, безопасной и продуктивной рабочей среды, которая способствует удовлетворённости и эффективности сотрудников.
• Помогать в планировании и проведении внутренних мероприятий, Operations Summits, визитов руководства, командных активностей и других офисных инициатив.
• Координировать закупки, договорённости с поставщиками, материалы, подготовку рабочего пространства и логистические потребности мероприятий.
• При необходимости поддерживать организацию поездок и логистику для ключевых операционных проектов.
• Участвовать в проектах по улучшению офиса, инициативах по рабочему месту и региональных активностях Operations, обеспечивая своевременное выполнение поставленных задач.
• Сотрудничать с коллегами из Operations и заинтересованными сторонами в Мексике, Бразилии, Перу, Колумбии, США и других соответствующих локациях.
• Подменять членов команды во время их отсутствия, помогая обеспечивать непрерывность обработки счетов, документации, управления активами и других срочных задач.
• Регулярно сообщать Operations BP и соответствующим заинтересованным сторонам о ходе выполнения задач, невыполненных запросах, возможных рисках и операционных препятствиях.

• Свободное владение английским и испанским языками, умение эффективно общаться с местными и международными заинтересованными сторонами.
• Сильные навыки организации, управления временем и многозадачности, умение расставлять приоритеты среди конкурирующих запросов и соблюдать сроки.
• Высокое внимание к деталям и точность при ведении финансовых записей, документации, баз данных оборудования и операционных отчётов.
• Высокая личная ответственность и подотчётность, умение работать самостоятельно, доводить задачи до конца и проактивно эскалировать проблемы.
• Продвинутое владение Microsoft Office, в особенности Excel и PowerPoint, и хорошие практические знания Google Workspace.
• Опыт подготовки таблиц, трекеров, отчётов, дашбордов и профессиональных презентаций; знание Canva будет преимуществом.
• Хорошие навыки коммуникации и работы с заинтересованными сторонами, включая опыт координации работы с поставщиками и внутренними командами.
• Процессно-ориентированное мышление, умение следовать SOP, выявлять неэффективность и предлагать практичные улучшения.
• Проактивный, сервисно-ориентированный подход и ориентация на решения, гибкость и способность адаптироваться к меняющимся операционным приоритетам.
• Умение при необходимости обращаться с оборудованием, активами компании и офисными материалами.
• Базовые знания практик охраны труда и техники безопасности (Health and Safety) на рабочем месте и готовность помогать во внедрении соответствующих процедур.

• Помогайте нам бороться с несправедливостью, создавая справедливый выбор для миллионов людей в 47 странах.
• Развивайте профессиональные навыки благодаря доступу к менторству, карьерному консультированию и программам обучения.
• Работайте с командами по всему миру и получайте международный опыт благодаря нашей программе Global Talent Exchange Program.
• Участвуйте в общекорпоративных челленджах, наградах, спортивных активностях, а также в социальных проектах и волонтёрских инициативах, которые организуют сами сотрудники.
• Работайте рядом с людьми, которые проявляют инициативу, открыто говорят о своём мнении и бросают себе вызов ради роста.
• Улучшайте языковые навыки на курсах с частичным софинансированием и во внутренних разговорных клубах.

Итоговый набор льгот может отличаться в зависимости от локации.