Operations Admin

О роли

Вы управляете нашим зданием. Когда на месте возникает необходимость в решении вопроса, вы — тот, кто этим занимается: поставщики, инфраструктура, расписание и ежедневный поток участников и посетителей в нашем дата‑лаборатории в Колумбусе. Вы также обеспечите исполнительную команду административной поддержкой, чтобы они могли сосредоточиться на своей работе, а не на календарях.

Это практическая, офисная роль для человека, который берёт на себя ответственность за физическое пространство и операции внутри него. Если вам нравится быть тем, на кого все рассчитывают, чтобы всё шло гладко, вы подойдёте.

Что вы будете делать

Управление инфраструктурой и поставщиками

• Поиск, проверка и координация поставщиков и подрядчиков для ремонта, обслуживания и подготовки, включая ценообразование, планирование и руководство работами на месте

• Мониторинг состояния здания и устранение проблем с обслуживанием и поддержкой до того, как они станут более серьёзными

• Управление доступом в здание и приветствие посетителей

Операции и планирование

• Планирование и координация большого количества участников на месте, до примерно 1 000 в месяц, включая группировку и распределение персонала, чтобы объект был полностью покрыт

• Создание и улучшение рабочих процессов и автоматизаций, поддерживающих планирование и ежедневные операции

• Обработка выставления счетов клиентам

Поддержка руководителей и команды

• Поддержка исполнительной команды: управление календарями, планирование и организация мероприятий

• Выполнение всех административных задач команды, выявление пробелов и самостоятельное решение проблем

• Предоставление периодической лёгкой маркетинговой поддержки и материалов

Что мы ищем

• Высокая организованность и находчивость, с сильным чувством ответственности за физическое пространство

• Техническая подкованность, позволяющая быстро осваивать новые инструменты; опыт в построении рабочих процессов и автоматизации приветствуется, но не является обязательным

• Проактивный решатель проблем, умеющий эффективно балансировать конкурирующие приоритеты

• Опыт в построении рабочих процессов и автоматизации приветствуется, но не является обязательным