Office Coordinator

Координация работы приёмной зоны, управление услугами ресепшн, доступом посетителей, биометрическими системами и внутренними офисными коммуникациями. Управление запасами офисных принадлежностей, отношениями с поставщиками, обслуживанием оборудования и ежедневными вопросами по обслуживанию помещений, включая чистоту, безопасность и функциональность. Контроль административных процессов, таких как распределение парковочных мест, обработка почты, внутренние записи и отчётность по офисным расходам. Поддержка логистики мероприятий и встреч, включая подготовку комнат, кейтеринг и управление запасами. Содействие соблюдению политик и улучшению процессов во всех аспектах офисной инфраструктуры, тесное взаимодействие с командами безопасности, обслуживания и техническими специалистами. Планирование и управление годовым бюджетом отдела и распределением ресурсов.

• Координация работы приёмной зоны, управление услугами ресепшн, доступом посетителей, биометрическими системами и внутренними офисными коммуникациями.
• Управление запасами офисных принадлежностей, отношениями с поставщиками, обслуживанием оборудования и ежедневными вопросами по обслуживанию помещений, включая чистоту, безопасность и функциональность.
• Контроль административных процессов, таких как распределение парковочных мест, обработка почты, внутренние записи и отчётность по офисным расходам.
• Поддержка логистики мероприятий и встреч, включая подготовку комнат, кейтеринг и управление запасами.
• Содействие соблюдению политик и улучшению процессов во всех аспектах офисной инфраструктуры, тесное взаимодействие с командами безопасности, обслуживания и техническими специалистами.
• Планирование и управление годовым бюджетом отдела и распределением ресурсов.
• Координация работы приёмной зоны, управление ресепшн.
• Обеспечение постоянной чистоты и порядка в зоне ресепшн.
• Обновление календарей и планирование встреч.
• Случайные бронирования/резервации.
• Контроль доставки входящей и исходящей корреспонденции.
• Управление утилизацией и создание экологически чистой среды.
• Руководство такси‑сервисами и трансферами, связанными с офисом.
• Сотрудничество по вопросам ежедневной безопасности, взаимодействие с охраной.
• Управление ежедневными операциями системы swiped On.
• JIRA, мониторинг тикетов, переassign.
• Руководство документооборотом входящей/исходящей почты и грузов (почтовое отделение, международные курьерские службы).
• Руководство системой доступа Bio Star, картами доступа, контролем файлов увольнений/администрированием файлов в рамках потребностей офисного управления.
• Помощь другим административным сотрудникам в выполнении дополнительной работы, включая обработку текстов, ввод данных и исследования.
• Дополнительные проекты в соответствии с потребностями офисного управления.
• Выполнение обязанностей в соответствии со стандартами и процедурами, установленными компанией.
• Соблюдение внутренних политик и инструкций.
• Обеспечение соответствия и точности предоставляемой информации.
• Своевременное выполнение любых других разумных задач, предоставленных непосредственным руководителем в рамках занимаемой должности.
• Замена коллег во время их отпусков, больничных и других отсутствий, при условии, что замена происходит в рабочее время и не считается дополнительной работой.
• Полное участие в обучениях и воркшопах, необходимых для выполнения задач согласно плану развития и запросу непосредственного руководителя.
• Забота о назначенных ресурсах и предметах работы.
• Выполнение действий, связанных с безопасностью персонала.
• Запрос к руководителю своевременных и точных заданий и обеспечение необходимых ресурсов для выполнения обязанностей и задач.
• Предоставление руководителю предложений по улучшению работы.

• Среднее образование. Предпочтительно высшее образование
• Свободный английский (устный и письменный)
• Отличные навыки письменного и устного общения
• Высокое чувство ответственности, пунктуальность, точность и внимание к деталям
• Способность точно выполнять указания непосредственного руководителя и рабочие задачи
• Такт и дискретность при работе с конфиденциальной информацией
• Многозадачность — гибкий и адаптивный подход к работе, способность работать в быстро меняющейся среде
• Способность работать самостоятельно и в команде
• Не менее 1 года опыта в управлении, обслуживании клиентов, администрировании или любой другой смежной сфере