Office Manager / Administrator

Мы ищем надёжного, практичного Office Manager для ведения повседневного офисного администрирования в компании.

Это роль для того, кто любит доводить дела до конца и поддерживать работу всех процессов: бумажная работа, архивирование, коммуникация с банками и органами власти, бухгалтерия и множество мелких задач, обеспечивающих соответствие бизнеса требованиям и его организацию. Вы будете тесно сотрудничать с нашей управленческой и бухгалтерской командами и станете контактным лицом для всех административных вопросов на эстонской стороне.

Для подходящего кандидата, доказавшего себя, существует реальная возможность роста до более широкой, старшей роли в группе со временем.

• Осуществлять повседневные административные задачи и работу с документами в нашем юридическом лице в Эстонии.
• Поддерживать бухгалтерскую администрирование (счета, записи, переписка) в координации с нашим внутренним и внешним бухгалтером.
• Выступать в качестве локального контактного лица в Эстонии и вести переписку с соответствующими органами власти.
• Подготавливать, организовывать и отслеживать документы компании, контракты и официальные подачи; взаимодействовать с нашим бухгалтером и руководством.
• Брать на себя ответственность за разовые административные потребности — практические ежедневные задачи, обеспечивающие бесперебойную работу.

• Не менее 3 лет опыта в роли офисного администратора / секретаря, желательно в небольшой компании, где вы занимались всем: администрированием, документами, поддержкой бухгалтерии и банковскими вопросами.
• Локальные знания: знакомство с тем, как работают эстонские компании в повседневной деятельности — банки, бухгалтерия, юридические вопросы — и стандартным бизнес‑администрированием.
• Языки: свободный английский и русский, а также отличный эстонский;
• AI: практическое использование современных цифровых инструментов, включая AI‑ассистентов, для ускорения работы.
• Отношение: мотивированность, проактивность и практичность — человек, желающий эффективно вносить вклад.
• Дискретность: вы будете работать с конфиденциальными корпоративными и финансовыми документами.
• Самостоятельность и проактивность: вы организуете свою работу, берёте на себя ответственность за незавершённые задачи и поддерживаете движение без ежедневного контроля.
• Прочее: гражданин Эстонии, проживающий в Таллине или рядом с ним и готовый работать из офиса (при необходимости).

• Опыт работы с международными группами или структурами с несколькими юридическими лицами.

• Гибкость: полная занятость, в основном удалённо
• Гибрид: работа из дома или в офисе в Таллине.
• Влияние: ключевая, видимая роль в растущей международной группе, где ваша работа оказывает прямое влияние.
• Рост: реальная возможность развития до более широкой, старшей позиции со временем.