Biroja koordinators(-e)/ Office Coordinator

Это должность с постоянным контактом с людьми в динамичной офисной среде, предполагающая частое взаимодействие с сотрудниками, посетителями и внешними партнёрами. Роль подразумевает одновременное выполнение нескольких задач, работу в условиях меняющихся приоритетов и соблюдение высоких профессиональных стандартов и стандартов обслуживания. Успешному кандидату комфортно работать самостоятельно, принимать повседневные решения и быстро адаптироваться к операционным потребностям.

Основные обязанности:

• Обеспечивать офисную поддержку для эффективной и результативной работы офиса Evolution Gaming;
• Встречать посетителей, помогать им и/или направлять их к нужному принимающему сотруднику;
• Работать с входящей/исходящей корреспонденцией в соответствии с политикой, расписываться за доставленные отправления и передавать их нужному сотруднику, принимать/регистрировать и отправлять почту и грузы от/к сторонам или партнёрам компании;
• Управлять биометрической системой, услугой такси, системой регистрации посетителей и регистрировать посетителей в соответствии с политикой;
• Управлять услугой по уходу за растениями и озеленению и контролировать её;
• Следить, чтобы зона ресепшен всегда содержалась в чистоте и порядке, взаимодействовать со службой безопасности;
• Поддерживать состояние офиса и организовывать необходимый технический ремонт через систему тикетов, управлять исполнением;
• Следить, чтобы главная столовая и небольшие кухни всегда были в порядке;
• Поддерживать общую чистоту в офисе и контролировать работу уборщиков;
• Участвовать в процессах обучения новых сотрудников в отделе;
• Координировать и вести административные записи, такие как парковка для сотрудников, парковка для гостей и субподрядчиков и т. д.;
• Вести wiki-страницу и EvoSpace по соответствующим обязанностям;
• Управлять обновлениями «Стены славы» (‘Fame wall’) и следить за её техническим состоянием;
• Предварительно согласовывать все заказы, связанные с офисом, с Senior Receptionist и Office Manager;
• Проверять и обеспечивать исправное состояние кофемашин, торговых автоматов и другого офисного оборудования, при необходимости организовывать техническое обслуживание;
• Контролировать запасы офисных принадлежностей и заботиться о продуктах и запасах воды в офисе — размещать заказы, контролировать поставки, при необходимости ездить за покупками, готовить отчёты о расходах;
• Контролировать и вести вопросы, связанные с тренажёрным залом и йогой;
• Обеспечивать соблюдение всех политик, процедур и руководящих принципов компании;
• Заботиться о содержании офиса в части строительных работ/работ по покраске, инвентаризации мебели/её продажи/утилизации/заказа и обслуживания существующей;
• Помогать в планировании и подготовке совещаний, конференций и телефонных конференций, обеспечивать наличие офисных принадлежностей в переговорных комнатах;
• Замещать коллег во время их отпусков, больничных и других отсутствий. Замещение происходит в рабочее время и не считается дополнительной работой;
• Работать с жалобами и проблемами клиентов.

Квалификация:

• Среднее образование;
• Хорошее знание английского и латышского языков для выполнения рабочих обязанностей — работы с внутренними системами компании и ежедневного общения с другими международными отделами;
• Высокое чувство ответственности, пунктуальность, аккуратность и внимание к деталям;
• Умение точно выполнять распоряжения непосредственного руководства и рабочие задачи;
• Такт и осмотрительность при работе с конфиденциальной информацией;
• Многозадачность — гибкий и адаптивный подход к работе, умение работать в динамичной, постоянно меняющейся среде;
• Умение работать самостоятельно и в команде, отличные коммуникативные навыки.

Мы предлагаем:

• Зарплату от €1500 брутто в зависимости от опыта;
• Возможности для профессионального и личного развития;
• Медицинское страхование и современную офисную среду;
• Дополнительные льготы, такие как спортзал в офисе, инициативы по здоровью и благополучию (например, Healthy Weeks) и дополнительные оплачиваемые выходные дни;
• Поддерживающую команду и открытую корпоративную культуру, в которой ценятся идеи.