Biroja administrators(-e)/ Office Receptionist

Основные обязанности:

• Обеспечить ежедневную работу на ресепшн Evolution.
• Приветствовать, обслуживать и/или направлять посетителей к соответствующему сотруднику компании.
• Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию в соответствии с политикой, подписываться за доставки, принимать/регистрировать и отправлять почту и грузы от/к подразделениям компании или партнёрам.
• Управлять биометрической (отпечатков пальцев) системой, службой такси, системой регистрации посетителей и регистрировать посетителей в соответствии с политикой.
• Сотрудничать с охраной.
• Координировать и вести административный учёт, включая учёт парковочных мест для сотрудников, гостей и субподрядчиков и т.д.
• Обеспечивать соблюдение всех политик, процедур и руководств компании.
• Помогать в планировании и подготовке встреч, конференций и телефонных конференций, обеспечивать наличие офисных принадлежностей в залах заседаний.
• Решать жалобы и проблемы клиентов.
• Управлять и контролировать работу поставщиков.
• Помогать с ежедневными закупками.
• Выполнять другие поручения, доверенные прямым руководителем.

Ключевые обязанности:

• Manage daily work at Evolution reception.
• Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee.
• Deal with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries, receive/register and send mail and cargos from/to company parties or partners.
• Manage Biometric (finger-print) system, taxi service, visitors’ sign-up system, and register visitors in line with the policy.
• Cooperate with Security.
• Coordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.
• Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines.
• Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms.
• Deal with customer complaints or issues.
• Manage and supervise suppliers.
• Assist with daily purchases.
• Other direct managers assigned duties.