Legal Secretary

Legal Secretary обеспечивает всестороннюю административную и документальную поддержку всех рабочих потоков юридической функции Eqvilent. Эта роль практическая, требующая внимания к деталям, и требует кандидата, который гордится точностью, сохраняет полную конфиденциальность и действует проактивно, а не ожидает указаний.

• Производство и форматирование документов
• Создавать, форматировать и корректировать юридические документы в соответствии со стандартом, требуемым Head of Legal, включая соглашения, письма, меморандумы, решения совета директоров, доверенности и корпоративные согласования.
• Применять и поддерживать стандартные шаблоны документов фирмы для всех типов документов; обновлять шаблоны по указанию юридического советника.
• Форматировать сложные многоразделные соглашения, приложения и экспонаты в соответствии со стилем фирмы.
• Подготовка и управление документами стандартных форм: письма посольствам и консульствам; письма‑отсутствия возражений (NOC); справки о заработной плате/трудоустройстве; письма‑рекомендации и подтверждения опыта; решения совета директоров (стандартные формы); доверенности и сопроводительные письма к регуляторным подачам.
• Административные функции: организация переводов, нотариального заверения, легализации, запросов на закупки (PO).
• Поддерживать и обновлять систему управления документами юридической функции, обеспечивая правильное хранение всех заключенных соглашений, корпоративных документов, регуляторных подач и корреспонденции.
• Проводить квартальные аудиты базы данных для выявления и устранения пробелов или просроченных записей и докладывать о результатах Head of Legal.

• Минимум три года опыта работы в качестве legal secretary, legal PA или legal administrator в юридической фирме, внутреннем юридическом отделе или в сфере профессиональных услуг.
• Опыт работы в международной фирме или в финансовом секторе считается преимуществом.
• Среднее или послесреднее образование в области юридических исследований, бизнес‑администрирования или смежных областей; наличие сертификата legal secretary или paralegal (например, CILEX Foundation, ILSPA) является преимуществом, но не обязательным.
• Подтверждённый опыт самостоятельной подготовки писем посольствам, NOC, справок о трудоустройстве и аналогичной корреспонденции стандартных форм.
• Опыт управления реестром контрактов или базой данных юридических документов.
• Знание DocuSign (или аналогичной платформы электронных подписей) обязательно.
• Продвинутый уровень владения Google Workspace и Microsoft Office.
• Исключительное внимание к деталям: ошибки в юридических документах имеют реальные последствия и не будут терпимы.
• Дискретность и конфиденциальность как базовое поведение: Legal Secretary будет работать с высокочувствительной коммерческой, персональной и регуляторной информацией.
• Проактивное владение определёнными процессами: кандидат должен выполнять повторяющиеся задачи — обновление реестра контрактов, подготовка писем стандартных форм, последующие действия в DocuSign — без постоянных напоминаний.
• Способность сохранять спокойствие под давлением сроков: юридическая функция работает в быстром темпе. Кандидат должен уметь расставлять приоритеты среди конкурирующих требований, не теряя самообладания и качества.
• Профессиональный стиль коммуникации: письменные и устные взаимодействия с внешними сторонами (контрагентами, посольствами, регуляторами, нотариусами) должны отражать институциональный статус фирмы.
• Надёжность и пунктуальность: роль требует постоянного, надёжного присутствия. Юридическая команда — небольшая, высокодоверительная функция, и надёжность каждого члена напрямую влияет на остальных.
• Владение русским и английским языками.

• Полностью удалённая работа из любой точки мира
• Международный мандат, охватывающий множество юрисдикций и разнообразную юридическую работу
• Команда, использующая современные инструменты и AI‑ориентированный подход — без устаревших процессов
• 40 оплачиваемых дней отпуска в год
• Конкурентоспособная компенсация, отражающая уровень seniority и объём роли