Workplace Lead

Представьте себе. Вы формируете офисные среды, где команды Destinus по всей Европе собираются вместе, чтобы строить, сотрудничать и расти. Как Head of Workplace, вы будете руководить нашими корпоративными офисными средами и сообществом Office Manager по всей Европе, отвечая за стратегию, стандарты и ежедневную реализацию нашего портфеля офисов в нескольких странах, поддерживая сотрудников в инженерных, коммерческих, производственных и корпоративных функциях.

Эта роль отличается от нашей функции производства и фабричных объектов, которая управляет нашими промышленными площадками. Ваш фокус — корпоративное рабочее место, включая пространства, услуги и опыт, которые позволяют нашим офисным командам выполнять свою работу наилучшим образом.

Вы будете руководить командой из 8 Office Manager, устанавливать единые стандарты по всей компании и выступать в качестве единственной ответственной стороны за всё, что касается наших офисных сред, от аренды офисов и поставщиков до опыта сотрудников, мероприятий и общей административной поддержки.

Вы будете тесно сотрудничать с HR, IT, Security, Finance и высшим руководством, чтобы обеспечить бесперебойную работу каждого сайта, масштабирование по мере роста и отражение нашей культуры и ценностей.

• Определять и владеть стратегией рабочего места для нашего портфеля офисов, согласованной с планами роста компании, политиками гибридной работы и бюджетом.
• Устанавливать единые стандарты обслуживания, процессы и KPI для всех площадок, охватывающие офисные услуги, управление поставщиками, использование пространства и опыт сотрудников.
• Разрабатывать и поддерживать руководства по рабочему месту, SLA и процедуры эскалации, используемые всеми Office Manager.
• Руководить, наставлять и развивать команду Office Manager на европейских площадках, ставить чёткие цели, проводить регулярные 1:1 встречи и оценивать эффективность.
• Создавать сильное и сплочённое сообщество Office Manager, делиться знаниями, стандартизировать подходы и обеспечивать единое качество на всех локациях.
• Набирать и вводить в должность новых Office Manager по мере открытия новых площадок или роста существующих.
• Обеспечивать каждый сайт надёжной, профессиональной и гостеприимной средой, включая приёмную, почту и доставку, кейтеринг, уборку, обслуживание переговорных и управление посетителями.
• Курировать выбор поставщиков, переговоры по контрактам и управление их эффективностью для офисных услуг в регионе, консолидируя поставщиков, когда это создаёт ценность.
• Внедрять и поддерживать технологии и инструменты рабочего места, включая бронирование столов и переговорных, управление посетителями, тикетинг и контроль доступа, в партнёрстве с IT и Security.
• Сотрудничать с руководством по управлению арендой, продлениями, расширениями, переездами и открытием новых площадок.
• Управлять проектами по обустройству, ремонту и переездам офисов от брифинга до проектирования, строительства и сдачи, обеспечивая своевременную и бюджетную реализацию.
• Сотрудничать с HR по логистике адаптации, общим собраниям, внутренним мероприятиям и мероприятиям по формированию культуры на каждом сайте.
• Обеспечивать соответствие каждого офиса местным требованиям по охране труда, пожарной безопасности, доступности и трудовым нормам на всех площадках.
• Координировать работу с руководителями по охране труда, арендодателями зданий и органами власти, поддерживая оценки рисков, процедуры чрезвычайных ситуаций и необходимые сертификаты.
• Поддерживать бизнес‑непрерывность и управление кризисными ситуациями для офисных площадок в тесном взаимодействии с Security и Operations.
• Сотрудничать с IT по подключению, AV, переговорным и технической поддержке на месте, с Security по физическому доступу и реагированию на инциденты, с Finance по бюджетам и закупкам, а также с HR по культуре и опыту сотрудников.

• 8+ лет опыта в области рабочего места, офисных операций, корпоративной недвижимости или управления объектами, с минимум 3 годами руководства многоплощадочными командами в нескольких европейских странах.
• Доказанный опыт управления распределёнными командами Office Manager или Workplace и построения единых стандартов обслуживания на разных локациях.
• Опыт управления значительными операционными бюджетами и сложными портфелями поставщиков, с сильными коммерческими и переговорными навыками.
• Практический опыт как минимум в одной из следующих областей: открытие офисов, обустройство, переезды или крупные ремонты в европейском контексте.
• Твёрдое понимание требований по охране труда, безопасности и соответствию помещениям в нескольких европейских юрисдикциях.
• Отличные навыки управления заинтересованными сторонами и уверенность в общении с высшим руководством, арендодателями, поставщиками и сотрудниками.
• Свободный деловой английский. Дополнительный европейский язык, такой как немецкий, французский, итальянский или испанский, будет большим плюсом.
• Готовность и способность регулярно путешествовать по европейским площадкам.
• Опыт работы в быстрорастущей, масштабируемой или международной технологической, инженерной или промышленной среде является плюсом.
• Опыт работы рядом, но отдельно от функции производства или промышленных объектов, является плюсом.
• Знакомство с платформами технологий рабочего места, такими как система бронирования столов, IWMS, управление посетителями или тикетинг, является плюсом.
• Наличие сертификата IFMA, BIFM/IWFM или эквивалентного сертификата в области рабочего места или управления объектами является плюсом.
• Опыт внедрения инициатив по устойчивому развитию или ESG в портфеле офисов является плюсом.

• Опыт работы в быстрорастущей, масштабируемой или международной технологической, инженерной или промышленной среде.
• Опыт работы рядом, но отдельно от функции производства или промышленных объектов.
• Знакомство с платформами технологий рабочего места, такими как система бронирования столов, IWMS, управление посетителями или тикетинг.
• Наличие сертификата IFMA, BIFM/IWFM или эквивалентного сертификата в области рабочего места или управления объектами.
• Опыт внедрения инициатив по устойчивому развитию или ESG в портфеле офисов.