Office Manager

Мы ищем организованного, внимательного и проактивного Office Manager в наш офис в Варшаве. Вы будете отвечать за бесперебойную повседневную работу офиса, создание радушной и комфортной обстановки для сотрудников и посетителей, а также тесно взаимодействовать с нашей командой Facility Management. Эта роль — отличная возможность для тех, кому нравится организовывать процессы, решать проблемы и помогать другим. Предыдущий опыт в офисном администрировании или на похожей позиции приветствуется, но не обязателен; мы готовы поддержать подходящего кандидата обучением и развитием. Работа находится в Варшаве, Польша.

Координировать повседневную работу варшавского офиса, поддерживая организованное, эффективное и радушное рабочее пространство и выступая основным контактом по всем офисным запросам. Работать с управлением здания, поставщиками и сервисными компаниями для координации услуг для рабочего места, технического обслуживания, офисных закупок и доставок. Сотрудничать с командами IT, Marketing, HR и другими внутренними командами по вопросам офисного оборудования, корпоративного мерча и общих операционных задач. Поддерживать онбординг и офбординг сотрудников: координировать доступ в офис, welcome-наборы, организацию рабочего места и передачу оборудования совместно с IT. Вести точный учёт офисных активов, расходных материалов и корпоративного мерча, включая хранение, распределение и пополнение запасов. Организовывать визиты руководителей, встречи с клиентами и внутренние мероприятия, включая переговорные комнаты, кейтеринг и приём гостей. Вести офисную документацию, учёт расходов, отчёты и административную документацию в соответствии с политиками компании и утверждёнными бюджетами. Следить за офисными принадлежностями и оборудованием, обеспечивая своевременное пополнение и бесперебойную ежедневную работу. Помогать в организации командных активностей, праздников и других офисных инициатив. Помогать решать повседневные офисные вопросы и своевременно и доброжелательно реагировать на запросы сотрудников.

Обязательно свободное владение польским, русским и украинским языками, а также английским на уровне B2 или выше. Готовность работать в нашем варшавском офисе рядом со станцией метро Politechnika с 9:00 до 18:00. Сильные организаторские навыки и внимание к деталям, умение вести несколько запросов одновременно и работать при меняющихся приоритетах. Ответственный, проактивный подход и умение доводить задачи до завершения. Хорошие навыки межличностного общения, дружелюбное и готовое помочь отношение к коллегам, посетителям и поставщикам. Уверенное владение Microsoft Office, включая Excel, Word и Outlook, и инструментами для совместной работы, такими как Microsoft Teams. Готовность осваивать новые системы, инструменты и процедуры. Хорошее владение письменным и устным английским, умение общаться чётко и профессионально.

Предпочтительный опыт: Опыт в офисном администрировании, управлении рабочим пространством или на похожей вспомогательной позиции. Опыт координации поставщиков, офисных закупок, инвентаризации или учёта расходов. Опыт организации встреч, внутренних мероприятий или визитов руководителей. Опыт поддержки онбординга сотрудников или координации рабочего оборудования и расходных материалов.

Что вы можете ожидать от нас: Рост и развитие: понятные карьерные пути, возможности менторства и доступ к непрерывному обучению, чтобы вы могли раскрыть свой потенциал. Гибкость и благополучие: мы предлагаем гибкие условия работы и инициативы, которые помогут вам эффективно управлять своим расписанием, оставаться продуктивными и развиваться как лично, так и профессионально. Признание и влияние: культура, которая отмечает достижения, ценит ваши идеи и позволяет вносить реальный вклад с первого дня. Инновационная культура: станьте частью компании, которая принимает новые идеи, современные технологии и смелое мышление, чтобы оставаться на шаг впереди. Пакет льгот и вознаграждений: мы предлагаем конкурентную оплату труда и льготы, призванные поддерживать вас и вашу семью. Наш подход к вознаграждению выходит за рамки зарплаты и отражает признание вашего вклада и преданности. Точный состав пакета может различаться в зависимости от страны проживания и типа трудоустройства.