Executive Assistant

RESPONSIBILITIES

1. Вы поддерживаете Regional Director и их региональные Business Development команды, управляя расписаниями, календарями, организацией глобальных командировок и выполняя другие административные задачи, чтобы они могли сосредоточиться на генерации большего объёма бизнеса и доходов.

1. Вы умеете работать в команде и искренне любите людей, что поможет вам взаимодействовать с внутренними заинтересованными сторонами и коллегами, обеспечивая бесперебойную работу бизнеса и поток информации между командами.

1. Ежедневно вы будете выполнять разнообразные административные задания, требующие высокого уровня компетентности в офисных процедурах.

1. Управляйте сложными календарями, понимая, какие мероприятия наиболее подходят для распределения обязанностей Regional Director.

1. Подготавливайте и сверяйте отчёты о расходах.

1. Организуйте и координируйте встречи и планы поездок как внутри страны, так и за её пределами.

1. Взаимодействуйте с вашими коллегами у внешних партнёров, поддерживая дополнительную линию коммуникации между Xsolla и их партнёрами, а также помогая в планировании бизнес‑ориентированных мероприятий.

1. Составляйте электронные письма, письма и другую корреспонденцию; обрабатывайте информацию высшего уровня конфиденциальности.

1. Помогайте в реализации различных специальных проектов и сложных заданий по мере необходимости, проявляя самостоятельное суждение, инициативу и такт.

1. Координируйте специальные мероприятия по мере необходимости.

1. Подготавливайте счета, отчёты, служебные записки, письма, финансовые отчёты и другие документы, используя текстовый процессор, таблицы, базу данных или программное обеспечение для презентаций.

1. Подготавливайте повестки и организуйте мероприятия, такие как координация кейтеринга для обедов, комитетов, советов директоров и других встреч.

1. Помогайте в организации мероприятий, таких как праздничные вечеринки и события во время командировок, например ужины, конференции и т.д.

Requirements

1. Степень бакалавра или эквивалентный практический опыт.

1. 1–2 года опыта административной поддержки, желательно в динамичной корпоративной или ориентированной на продажи среде.

1. Владение Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и инструментами управления календарём (например, Google Calendar, Outlook).

1. Сильные организационные навыки и навыки управления временем, способность расставлять приоритеты среди множества задач.

1. Отличные письменные и устные коммуникативные навыки, включая профессиональное составление электронных писем и корреспонденции.

1. Доказанная способность обращаться с конфиденциальной и чувствительной информацией с соблюдением дискретности.

1. Опыт координации внутренних и международных командировок и обработки отчётов о расходах.

1. Способность работать как самостоятельно, так и совместно с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

1. Внимание к деталям и ориентация на решение проблем.

Гибкость в адаптации к меняющимся расписаниям и поддержке специальных мероприятий по мере необходимости.