Менеджер/-ка з організації подій

Портфель наших проектов растет, поэтому мы ищем Event Manager, который(-а) поможет реализовывать high-level мероприятия с участием посольств, международных партнеров, государственных органов, бизнеса и общественного сектора.

Задача позиции — полный цикл координации офлайн-мероприятий компании в Украине, включая планирование, организацию, проведение и анализ их результатов. Полная координация подготовки и проведения офлайн-мероприятий в Украине: от получения запроса до завершения пост‑событийных активностей. Координация работы внешних подрядчиков: постановка задач, контроль выполнения технических заданий и оценка качества результатов. Координация всех организационных составляющих мероприятия: программы, спикеров, презентаций, логистики, таймингов, рассадки участников и других важных деталей. Ведение и поддержка в актуальном состоянии проектной документации, рабочих планов, чеклистов и координационных таблиц, а также создание на основе этих данных отчетов о реализации события для команды, партнеров и (или) доноров. Сопровождение мероприятий в день проведения, оперативное решение организационных вопросов и координация всех привлеченных сторон. Анализ результатов проведенных мероприятий, сбор обратной связи и внедрение улучшений в процессы организации будущих событий.

имеете как минимум 3 года опыта регулярной организации офлайн-мероприятий разного масштаба (от 100 участников) — важно, чтобы это была ваша основная роль в рамках работы, а не одна из; умеете самостоятельно координировать полный цикл подготовки мероприятия и держать под контролем десятки параллельных процессов; имеете опыт взаимодействия (в роли основного контакта) с внешними подрядчиками, ивент-агентствами и контроля выполнения технических заданий; быстро и качественно работаете с таймлайнами, бюджетами, чеклистами, проектной документацией (договоры, счета, акты и т.д.) и координационными таблицами; внимательны к деталям и умеете предвидеть потенциальные риски еще до того, как они превратятся в проблему — второе из опыта проведения десятков мероприятий; быстро ориентируетесь в нестандартных ситуациях и спокойно принимаете решения во время проведения мероприятий, как бы всё ни происходило вокруг; комфортно чувствуете себя в роли координатора, который одновременно взаимодействует с клиентами, спикерами, подрядчиками и внутренней командой; готовы работать 3 дня в неделю в Киеве из офиса (БЦ «Леонардо») и периодически (+‑ 1 раз в месяц) выезжать в командировки по Украине.

работали в ивент-агентстве или координировали масштабные корпоративные, государственные или общественно важные мероприятия; имеете опыт организации событий для международных организаций, донорских программ или государственных учреждений; владеете английским языком на уровне, достаточном для работы с документацией и коммуникации с международными партнерами.

Конкурентную фиксированную оплату в рамках предоставляемых услуг, зависящую от опыта и результатов (обсудим уже на первом собеседовании). Возможность развития с компанией, стремительно набирающей обороты в перспективной нише, которая развивается в Украине. Работу в команде экспертов, собранной с любовью. Нас уже 28, и мы продолжаем расти. Гибкий график и гибридный формат работы в г. Киев: три (3) дня в неделю — офис в центре столицы (БЦ «Леонардо»), два (2) дня — удалённое участие. Мы совместно определяем комфортные часы работы и эффективно организуем свой рабочий процесс. Работу без микроменеджмента: главное — результат и соблюдение дедлайнов. Возможность роста вширь и вверх в рамках core team и проектов компании. Руководство, которое слышит и доверяет.